Digitalisierung in der Praxis: Renewal per Software – eine Chance für mehr Effizienz in der Industrieversicherung

Im Bereich Financial Lines werden – wie in vielen anderen Sparten auch – Policen für Haftpflicht, D&O oder Cyber-Versicherungen in der Regel als Jahresverträge abgeschlossen. Läuft der Vertrag aus, steht regelmäßig ein aufwendiger Renewal-Prozess an. Können wertvolle Ressourcen gespart werden, wenn sich der Prozess digitalisieren ließe?

Zur Prüfung und weiteren Risikobeurteilung benötigen Versicherer Unterlagen wie einen aktuellen Geschäftsbericht, Bilanzen, Lageberichte, Unternehmensorganigramme etc. Im gesamten Prozess sind neben den Versicherern insbesondere auch Makler beteiligt – es gilt Rückfragen zu klären, Risiken einzuschätzen, aktualisierte Fragebögen auszufüllen. Bis am Ende ein neuer Vertrag zustande kommt, sind viele Unterlagen hin und her versendet, unzählige E-Mails sowie verschiedene Dokumente verschickt worden. Mehrere Wochen und Monate gehen dabei – je nach Art und Umfang der Versicherungen – ins Land, wichtige Ressourcen werden blockiert.

Was wäre, wenn man all das digital in einer Software abbilden könnte? Ließen sich Zeit, Kosten und Ressourcen sparen, so dass am Ende sogar nur noch die großen Verträge manuell bearbeitet und alle anderen Prozesse automatisiert werden könnten?

1. Unterschiedliche Anforderungen für den Renewal-Prozess bündeln
In den gesamten Prozess sind verschiedene Partner involviert, die alle unterschiedliche Vorstellungen und Ziele haben. Makler wollen in erster Linie ihre Kunden gut beraten und für diese möglichst viel Risiko zu einem guten Preis und bestmöglicher Prämie aushandeln. Der Renewal-Prozess sollte aus ihrer Sicht so unkompliziert wie möglich sein. Für sie ist es besonders wichtig, dass sie für ihre Kunden die neuesten Bedingungen und Konditionen anwenden können und zur Not den Vertrag auch mit einem anderen Versicherer abschließen. Im Fokus der Industrieversicherer steht die Sicht auf das Gesamtportfolio und die individuelle Risikobewertung mit der sich daraus ergebenden adäquaten Prämie.

All diese unterschiedlichen Anforderungen können auf einer digitalen Plattform, wie zum Beispiel dem mgm Cosmo Renewal Dashboard, zusammengeführt werden. Aufwendige Kommunikationswege und die Übertragung von unterschiedlichen Datenformaten in die verschiedenen Bestandssysteme entfallen in dieser Software-Lösung.

2. Planung ist die Grundlage jedes Digitalisierungsprojekts
Auch die nächste Phase im digitalen Renewal-Prozess will gut überlegt und vorbereitet sein. Dabei gilt es, das gesamte Portfolio zu analysieren und sich einen groben Überblick in den verschiedenen Sparten zu schaffen. Alle bestehenden Verträge müssen in Hinblick auf die Risikosituation geprüft werden. Hat sich im letzten Jahr etwas verändert? Was sagt die Schadenanalyse? Müssen Bedingungswerke erneuert werden, welche Risiken werden ein- und welche ausgeschlossen? Gibt es Verträge ohne Schadensmeldung?

Wichtig sind dabei gut strukturierte Daten. So ist es möglich, alle Verträge, Bedingungswerke, etc. in einer gemeinsamen Sicht abzubilden. Alle am Renewal beteiligten Partner haben dann die Möglichkeit, digital darauf zuzugreifen. Über ein Dashboard können so schnell und einfach Daten ausgetauscht, bearbeitet und angepasst werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen, da alle Beteiligten immer auf demselben Datenstand arbeiten.

Für jeden Vertrag im Dashboard gibt es drei Handlungsoptionen, die per Mausklick ausgeführt werden können:

• Der Vertrag wird nicht angepasst und kann so weitergeführt werden.
• Der Vertrag wird verlängert, aber es müssen Anpassungen vorgenommen werden.
• Der Vertrag muss komplett erneut werden – ggf. auch bei anderen Versicherungen.

Sobald die entsprechenden Verträge gesichtet wurden, werden alle Policen, die nicht angepasst werden müssen, herausgefiltert. Sie werden anschließend per Dunkelverarbeitung schnell und einfach zu den bestehenden Konditionen verlängert. Dieser Vorgang dauert nur wenige Minuten und kann mehrere hundert Verträge gleichzeitig per Batchprozess verarbeiten.

3. Transparente Vergleichsmöglichkeiten in der Software schaffen
Alle anderen Verträge müssen angepasst werden und gehen in die weitere Bearbeitung. Hier geht es vor allem darum, neue Angebote von Versicherern und Maklern einzuholen und neue Bedingungen auszuhandeln. Sobald neue Angebote seitens der Versicherung vorliegen, können Makler diese über die Plattform entweder akzeptieren, ändern oder ablehnen. Je nach Entscheidung wird dann nachgebessert oder ein neues Verlängerungsangebot erstellt.

Dank der übersichtlichen Darstellung aller Angebote und Vertragsbedingungen im digitalen Renewal-Dashboard ist eine transparente Vergleichsmöglichkeit jederzeit möglich. Gleichzeitig erleichtert es den gesamten Workflow sowohl für Genehmigungen als auch für eine mögliche Ablehnung.

4. Verträge digital erstellen und in der Software verwalten
Sind am Ende die Verträge ausgehandelt und angenommen, können diese automatisch erstellt werden – inklusive aller individuellen Vermerken und Bedingungswerke. Zusätzlich kann auch die Rechnungsausstellung automatisch erfolgen.

Bildquelle: Christopher Gower on Unsplash