Die Digitalisierung des größte deutschen Schiffsregister in Hamburg reiht sich langsam aber sicher in die Reihe der Vorzeigeprojekte für erfolgreiche OZG-Umsetzungen ein, inklusive EfA-Prinzip (Einer für Alle). Nicht nur weil sich inzwischen neben Bremen auch Berlin für die moderne Softwarelösung aus Hamburg entschieden hat – auch weil ein übergreifendes Team das Projekt voll-agil in einem nicht-agilen Umfeld umgestzt hat.

Ein Gespräch mit Tim Schneider* (Behörde für Justiz und Verbraucherschutz Hamburg, BJV) und Christian Thomsen* (mgm) über den agilen Ansatz, den Herausforderungen und den Learnings für die deutsche Registerlandschaft und für Digitalisierungsprojekte in der Justiz. Länge: 39 Minuten

 

Hintergrundinformationen zum Digitalisierungsprojekt “Schiffsregister Hamburg” und dem agilen Entwicklungsansatz:

*Die Gesprächspartner:

Tim Schneider, IT-Referent und Projektmanager, Behörde für Justiz und Verbraucherschutz Hamburg, ist Diplom-Rechtspfleger, war als solcher bei verschiedenen Hamburger Gerichten im Einsatz und übernahm 2015 Aufgaben als IT-Organisator und Gruppenleiter bei der gemeinsamen IT-Abteilung der ordentlichen Gerichtsbarkeit Hamburgs. Seit 2019 ist Schneider IT-Referent und Projektmanager der Behörde für Justiz und Verbraucherschutz Hamburg (BJV).

Christin Thomsen, Senior Developer bei mgm, ist seit 30 Jahren im IT-Bereich als Entwickler, Architekt und Projektleiter tätig. Seit 2018 arbeitet er für die mgm technology partners und hat hier Verantwortung für Projekte vor allem aus dem öffentlichen Bereich übernommen.

 

Transkript des Podcast-Gesprächs

Daniel Rasch: Hallo. Herzlich Willkommen zu einer neuen Folge des mgm-Podcast, heute mal wieder aus dem Public Sector. Es geht um die Digitalisierung des Hamburger Schiffsregisters. Und ich freue mich sehr, dass ich ein Gespräch führen kann mit Tim Schneider von der Behörde Justiz- und Verbraucherschutz hier in Hamburg, und dem Kollegen Christian Thomsen aus der Softwareentwicklung. Wir wollen gar nicht so sehr darüber sprechen, was das Register jetzt kann, das kann man alles nachlesen, sondern eher so wie es agil entstanden ist, nämlich agil, so sei vorausgeschickt, und wie so die Registerlandschaft aussieht, aussehen kann innerhalb der Justiz. Hallo erstmal. Guten Morgen, Tim. Guten Morgen, Christian.

Christian Thomsen: Guten Morgen.

Tim Schneider: Guten Morgen. Schön, dass ich da sein darf.

Ich würde sagen, ganz kurz zur Einordnung, dass ihr euch beide vorstellt inklusive Rollen in dem Projekt, damit klar ist, wer was gemacht hat, und welchen Hintergrund jeder hat. Und dann steigen wir auch direkt ein. Wer mag anfangen?

Christian: Dann fange ich einfach mal an. Ich bin seit dreißig Jahren Entwickler, habe die gesamte Strecke durchgemacht vom Werksstudent, über Freiberufler, hin zu einem eigenen Unternehmen mit zehn Mitarbeitern, dass ich dann zu einem gegebenen Zeitpunkt verkauft habe, und bin dann anschließend noch über eine weitere Station bei mgm technology partners gelandet. Ich bin hier sehr zufrieden, da ich unter anderem hier an Projekte rankomme in verantwortlicher Position, die ich als eigener, kleiner Unternehmer nie bekommen hätte. Und das Schiffsregister ist ein solches Projekt gewesen. Meine Rolle dabei war die des Product Owners, also derjenige, der die Fachlichkeit für die Entwickler ausformuliert, und die dann in Epics und Stories hinterlegt. Und dazu hatte ich dann noch eine ganze Menge organisatorische Aufgaben. Dann gebe ich mal weiter.

Tim: Die Überleitung ist gut. Genau. Also ich bin Tim Schneider. Ich bin gelernter Diplom-Rechtspfleger der Freien Hansestadt Hamburg, und habe da auch viele Jahre in verschiedenen Gerichten gearbeitet, und habe mich aber dann nach einigen Jahren in das IT-Geschäft ziehen lassen für verschiedene Stufen: Fachliche Leitstelle, IT-Organisator, dann Gruppenleiter, und jetzt bei der Behörde für Justiz- und Verbraucherschutz als IT-Referent. Und eigentlich bin ich Portfolio-Manager in meiner Tätigkeit. Also ich habe ein Portfolio aus Produkten und Projekten, die Hamburg selbst betreibt, und Projekten, an denen Hamburg beteiligt ist auf Bundesebene oder europäischer Ebene. Meine Aufgabe ist es, dass sich all diese Produkte und Bereiche gut entwickeln. Und wenn ich auch mal an ein richtig gutes Projekt rankomme, wie es das Schiffsregisterprojekt war, dann bin ich auch gern dabei. Ich war im Schiffsregisterprojekt, digitales Schiffsregister, als behördenseitiger Projektleiter tätig. Und jeder, der sich mit Agilität nur ganz rudimentär auskennt, weiß, dass es überhaupt nicht reinpasst, aber da werden wir bestimmt noch zu kommen. Und, ja, schön, dass ich da sein kann, und über das Projekt berichten darf.

Digitales Register: Niemand möchte mehr zurück zur Akte

Prima, danke. Ihr seid ja beide immer noch voll begeistert von dem Projekt. Dann steigen wir direkt ein. Vielleicht, Tim, an dich die Frage, vielleicht auch mit ein, zwei Informationen, was das überhaupt ist. Den Rest, wie gesagt, kann man nachlesen. Die Artikel, die dazu entstanden sind, werden wir in den Shownotes verlinken. Im August ging das Schiffsregister digital intern bei euch live, Ende November wurde es dann offiziell verkündet. Das sind jetzt also bummelig knapp fünf Monate. Wie ist denn da so der Stand, auch im Hinblick wie es so entstanden ist, inklusive vorher-nachher?

Tim: Genau. Also das Schiffregister muss man sich vorstellen wie das KFZ-Register für Schiffe. Also wenn Schiffe eine gewisse Größe haben, oder wenn sie einen gewissen Einsatz haben, also das geht nach gewissen Kriterien, muss man sich da eintragen lassen. Und es gibt grundsätzlich in jedem Bundesland ein Schiffsregister, das die Schiffe einträgt für das jeweilige Bundesland. Hamburg ist das größte Register dieser Art, Bremen ist das zweitgrößte, und einige Bundesländer haben sich schon einmal zusammengetan. Dieses Schiffsregister ist in der Justiz beheimatet. Deswegen gibt es auch pro Bundesland eins, weil die Justiz Ländersache ist.

Für die Justiz ist das immer so ein schwieriges Feld gewesen: Auf der einen Seite ist es wirtschaftlich hochinteressant und auch wichtig für Schifffahrtsbranche. Die haben ganz spezifische Bedürfnisse an rundum Abrufbarkeit, an Geschwindigkeit, an Internationalität. Auf der anderen Seite ist das Schiffsregister, gemessen daran, dass die Justiz ja eigentlich eher sowas wie Straftäter verurteilen oder Zivilprozesse entscheiden soll, eigentlich ein Nischenthema gewesen. Und wir haben uns viele Jahre damit schwergetan: Was machen wir irgendwie damit? Und was ist auch realistisch? Den Durchbruch hat es eben gebracht, dass wir dieses agile IT-Entwicklungsprojekt digitales Schiffsregister ins Leben gerufen haben, mit dem wir gesagt haben: Wir möchten dem agil begegnen.

Vorher hatten wir eine Situation: Das war noch mit Hängeregistern und mit Bucheinbänden und Schreibmaschinen. Also das war noch nicht mal irgendwie 2000er, sondern das war dann vielleicht eher so 80er, 90er von der Arbeit her. Wir haben es im Rahmen dieses Projektes geschafft, verschiedene Sachen umfassend zu digitalisieren. Also zum einen natürlich das Register an sich. Wenn ich schon sage Hängeregister und so, dann haben wir es eben geschafft ein rechtssicheres, digitales Register zu schaffen, und auch das bisherige Register zu transformieren.

Mein Lieblingsbeispiel ist: Wir haben Eintragungen noch aus dem neunzehnten Jahrhundert, also Ende des neunzehnten Jahrhunderts. Da sieht man eben, dass das durchaus eine Herausforderung war, diesen Schritt zu gehen. Wir haben unsere gesamten internen Prozesse digitalisiert. Und wir haben auch an die Schnittstelle nach außen gedacht, also sprich Onlinedienst. So haben wir zusammen mit der Dataport eben einen Onlinedienst geschaffen, bei dem die Bürger, aber vor allen Dingen natürlich auch die Unternehmer und Reeder da online Anträge stellen können.

Was sagen die Kolleginnen und Kollegen nun im Schiffsregister, die das bearbeiten, jetzt nach vier, fünf Monaten?

Tim: Also es war schon vier, fünf Wochen nach Einführung relativ klar, dass keiner mehr zurück möchte zu dem bisherigen. Also natürlich war das ein Bereich, der wie gesagt sehr lange noch klassisch gearbeitet hat und für den das eben auch eine sehr disruptive Veränderung war. Aber ich denke, durch die Agilität und durch das starke Einbinden des Fachbereiches konnten wir da schon erste Vorbehalte lösen, und jetzt ist der Stand: Wie gesagt, keiner möchte mehr zu seiner Schreibmaschine zurück.

Das ist ja schon mal gut. Christian, so aus technischer Sicht: Was war denn die größte Herausforderung? Wenn wir jetzt daran denken, Daten ab Ende des neunzehnten Jahrhunderts in ein modernes, webbasiertes System zu überführen und damit die entsprechenden Datenbanken zu haben?

Christian: Also die Umsetzung selber ist keine Rocket Science gewesen. Das sind Daten zum Speichern gewesen. Es gibt eigentlich zwei oder drei Hauptherausforderungen. Das eine war, dass wir eine Oberfläche so bauen mussten, dass die Benutzer sich darin wohlfühlen. Das heißt also, dass das Ganze so abgebildet wird, wie auch die alte Welt, die Papierwelt, funktioniert vom Gedanken her. Das ist nicht ganz unaufwendig gewesen, und hat uns auch recht lange beschäftigt.

Die zweite Hauptherausforderung war, dass wir mit sehr vielen Fremdsystemen zu tun hatten, also dass wir beispielsweise eine Integration in das E-Aktensystem vornehmen mussten, Signatur-Software einbauen, oder den elektronischen Rechtsverkehr in Form eines EGVP-Servers, das ist ein Server, der von der Justiz betrieben wird, und den elektronischen Rechtsverkehr abbildet, einbinden mussten. Und teilweise waren diese Systeme auch noch gar nicht fertig, als wir angefangen hatten. Wir mussten also etwas flexibel arbeiten. Das waren eigentlich die beiden Hauptherausforderungen aus technischer Sicht.

Aus Planungssicht hatten wir es halt mit Benutzern zu tun, die nicht besonders erfahren waren im Umgang mit Projekten oder der Zulieferung, die sie an Projekte machen mussten. Und da muss ich allerdings sagen: Das hat ganz hervorragend funktioniert. Also diese schwerste Hürde, dass man eben die Benutzer dazu bringt, an dem Projekt mitzuarbeiten: Das hat wirklich hervorragend geklappt, und kann also auch nur zur Nachahmung empfohlen werden.

Agiles Vorgehen in der Behörde nach SCRUM

Da sind wir ja ganz tief glaube ich schon in dem agilen Ansatz drin, oder? Der kam ja initial von euch, Tim. Ich nehme mal, Christian, dass du auch ebenfalls überzeugt warst, so ein Projekt agil zu machen. Was waren denn, jetzt nochmal an dich, Christian, die Herausforderungen? Du kennst das agile Arbeiten. Was hast du erwartet bei einer Justizbehörde, wo man ja wahrscheinlich erstmal denkt: Oha, kann das gutgehen? Du sagtest jetzt gerade: Es ist sehr gut gegangen. Was war so deine Erwartung, und wie habt ihr es nachher umgesetzt, so dass es dann wirklich zum Erfolg wurde?

Christian: Also wir sind tatsächlich sehr methodisch nach Scrum vorgegangen. Scrum hat diese Entwicklungszyklen: Die sogenannten Sprints, die waren bei uns zwei Wochen lang. Am Ende dieses Sprints gab es immer eine Review. Das heißt, da haben wir die Ergebnisse den Kunden vorgestellt, also in diesem Fall tatsächlich den Benutzern, und die haben uns auch dann gleich Rückmeldung gegeben, ob wir irgendwas übersehen haben, ob wir was anders gemacht haben. Und es wurde sehr viel darüber diskutiert, was denn jetzt als nächstes eingesetzt werden müsste.

Der ganz große Gewinn an dieser Stelle war, dass wir sehr, sehr viele Fallstricke von den Benutzern gesagt bekommen haben, denn wir sind ja keine Juristen, wir sind auch keine Rechtspfleger. Selbst die Rechtspfleger hatten eigentlich keine Chance, alle Details, alle Kleinigkeiten, die so im Rahmen der Umsetzung auftauchen, im Vorweg zu definieren. Das hätte also, wenn man das in einem klassischen Projekt gemacht hätte, sehr viele Change Requests gegeben. Und wer weiß, wie in klassischen Projekten diese Change Requests behandelt werden, wieviel Umlaufzeit die haben, der weiß auch, was das uns eben an dieser Stelle gebracht hat.

Das Wichtigste, noch einmal gesagt für Nachahmer-Projekte oder Nachfolgeprojekte, ist die Akzeptanz der Benutzer. Und die haben wir durch Transparenz offen gestellt. Die haben wir dadurch hergestellt, dass wir ihnen eben immer gesagt haben, wo wir gerade sind. Das war nicht immer ganz einfach. Es ist leider auch so gewesen, dass wir die eine Benutzergruppe einfach nicht so gut einbinden konnten, weil die nämlich stark unterbesetzt waren in ihrem Tagesgeschäft. Und da ist dann auch tatsächlich noch ein bisschen Verbesserungsbedarf. Das muss man ja auch immer dazu sehen: Was kann man daraus lernen? Aber im Großen und Ganzen diese enge Einbindung der Benutzer trotz der Corona-Situation, die uns ja mitten im Projekt erwischt hat, ist uns vom Prinzip her sehr gut gelungen. Und das verdanken wir eben dieser konsequenten Anwendung der agilen Prinzipien.

 

Tim: Ja, ganz genau. Das ist auch für uns als Kunden oder für mich jetzt als Mitwirker: Es ist ja schnell die Sorge von Projekten oder von Auftraggebern, von behördlichen Verantwortlichen, dass wenn man die Anwender, auch die zukünftigen Anwender, zu sehr einbindet, dass man dann schlechte Stimmung schafft, oder dass man das Projekt zu lange verzögert durch die Diskussion. Das Projekt hat am Ende der Zeit rund zwei Jahre und drei Monate gedauert, also wir waren nur ganz wenige Monate über der angepeilten Zeit. Wenn man dann auch noch bedenkt, dass uns die Corona-Pandemie mitten im Projekt erwischt hat, dann relativieren sich selbst die drei Monate sogar noch.

Ich glaube auch, dass wenn man den Anwendern ein verlässliches Format gibt, wo sie in jedem Fall alle zwei Wochen am Dienstag von zehn bis elf den aktuellen Stand bekommen, und danach haben sie auch nochmal ein paar Tage Zeit, sich das anzuschauen. Und wenn sie irgendwas finden, tragen sie das ein. Und ansonsten wird in zwei Wochen geredet, was ihnen noch fehlt, oder was ihnen nicht fehlt, oder was ihnen nicht so gefallen hat. Und all das hat sicherlich auch mal dafür gesorgt, dass wir mehr als eine Stunde in dem Termin sprechen mussten. Aber gemessen daran, wie viele Sackgassen wir vermieden haben, oder wieviel Falschentwicklung wir vermieden haben, bin ich auch fest davon überzeugt, und so sehen wir das auch, ist das definitiv zur Nachahmung empfohlen.

Wie habt ihr das in der Behörde eingefangen? Das ist ja nun schon ein Change, wie du eben gesagt hast. Habt ihr erst Wochen, Monate Scrum gelernt sozusagen, geübt in Workshops, oder soft angefangen, und nicht direkt ins kalte Wasser Projektstart und 14-tägigen Rhythmus? Wie muss ich mir das vorstellen?

Tim: Also ein bisschen steckt da auch Lessons Learned drin. Die Freie Hansestadt Hamburg hat sich vorher schon auf den Weg gemacht, das eigene Projektwissen bei den Mitarbeitern zu erhöhen. Das haben sie dadurch gemacht, dass es entsprechende Fortbildungsangebote gibt, Zertifizierungsangebote für verschiedenste Stufen, bei denen man sich anmelden kann. Es ist sogar so: Wenn man in verantwortlicher Position an Projekten gewisser Größe mitwirkt, dann muss man solche Zertifizierungen nachweisen. Und da ist eben auch ein Teil damit, dass man klassisches Projektmanagement lernt, aber logischerweise auch agiles lernt, was ja zunehmend auch zum Standard von IT-Projekten wird. Insofern war definitiv schon Wissen bei uns in der Organisation vorhanden.

Wir haben aber eben auch gelernt, dass das eben noch nicht der Standard ist, dass das alle wissen, sondern Mitarbeiter sich da vielleicht noch schwergetan haben, aber es waren überraschenderweise nur recht wenige. Viele haben so die Spielregeln relativ schnell aufgenommen und verstanden. Und auch den Anderen konnte man das nach und nach erklären. Und: Agilität wird ja immer so als schwierig gesehen, aber ich glaube, dass Agilität, wenn man es an einem praktischen Beispiel erlernt, und vielleicht auch begleitet wird durch Leute, die Agilität auch schon professionell beherrschen, macht es überraschend wenig Probleme, wenn auch an der einen oder anderen Stelle wir so im Nachgang sagen: Gut, da hätten wir vielleicht doch nochmal grundlegend Informationen vorab geben sollen. Aber das waren eher die Ausnahmen.

Also es gab keine Scrum-Workshops am Anfang? Es war wirklich Learning-by-Doing. Das Projekt hat gestartet im Vierzehntages-Rhythmus, und dabei wurde dann auch Prozess gelernt, erklärt, verfeinert etc

Tim: Ganz genau. Also so war es ja auch nicht nur, was das Vorgehen betrifft, sondern auch was die Entwicklung betrifft. Es war halt so: Wir wollten schnell auch Lieferobjekte bilden, anhand derer wir eben auch all sowas erklären können. Und ich glaube auch, dass wenn ein Anwender sagt: Ja, da brauche ich. Und dann wird darüber gesprochen, und die Anderen sagen: Ja, das brauchen wir auch. Und zwei Wochen später sieht er: Da ist etwas da. Dann erkennt jeder Anwender, ob er nun mit Agilität zu tun hatte oder nicht, sofort die Vorteile und die Möglichkeiten, die dieses Vorgehen ihnen auch bietet.

 

Christian: Man muss dazu sagen, dass das Team ja schon, also die einzelnen Mitglieder des Teams, durchaus Scrum erfahren waren. Das hat uns natürlich am Anfang sehr stark geholfen.

Aus Vorprojekten oder woher?

Christian: Aus Vorprojekten, ja.

Ihr sagt ja beide: Agiles Vorgehen ist absolut nachahmenswert. Gibt es denn, jetzt bei euch in der Behörde, Tim, Nachahmer-Projekte oder auch sogar hamburgweit in anderen Behörden?

Tim: Ja, absolut. Zum einen muss man sagen: Wir haben eine Richtlinie in der Freien Hansestadt Hamburg, und die sieht eben auch für IT-Projekte hybrides Management als Standard vor, also klassisches Projektmanagement angereichert mit agilen Methoden. Und wir haben auch in der Behörde selbst noch nicht IT, sondern auch Organisationsprojekte, die sich agil aufstellen, und die sich agil bewegen. Im IT-Sektor haben wir jetzt, soweit ich weiß, in der Behörde selbst keine agilen IT-Projekte. Aber ich weiß von ganz vielen agilen IT-Projekten in der Freien Hansestadt Hamburg, die sich da bewegen. Also wie ich schon sagte: Mein Gefühl ist, dass Agilität nach Scrum eher zum Standardvorgehen wird, und klassisches Wasserfall-Projektmanagement eher zur Ausnahme wird.

Agile Softwareentwicklung macht Komplexität von Staat & Verwaltung beherrschbar

Nun ist agiles Vorgehen ja auch in der freien Wirtschaft noch lange nicht an der Tagesordnung. Behörden würde man da erstmal sowieso unterstellen, sage ich jetzt mal böse, dass sie einen Tick hinterherhinken. Christian, du kennst ja beide Seiten. Wie ist denn deine Einschätzung über Stand und Möglichkeiten?

Christian: Ich würde es tatsächlich genau andersrum sehen. Also ja, die Perspektive ist genauso, man denkt so: Behörden sind da nicht so agil unterwegs. Aber aus meiner Sicht sind gerade die Behörden, für die agiles Vorgehen enorme Vorteile mit sich bringt. Ein Wirtschaftsunternehmen kommt manchmal, auch wegen der Projektgröße und der Projektkomplexität, eher noch mit einem Wasserfallmodell zurecht als eine Behörde. Und das liegt eben genau daran, dass diese Komplexitäten oft überschaubar ist. Dagegen haben wir aus der Justiz Informationen bekommen: Da sind teilweise Verzögerungen von fünf bis zehn Jahren nichts, was die Leute jetzt vor Schreck erstarren lässt. Und das liegt einfach daran, dass eben die Komplexität im staatlichen Umfeld, im behördlichen Umfeld besonders hoch ist.

Warum?

Christian: Die Aufgabenstellung ist da einfach so.

Tim: Ja, man muss überlegen, dass die Behörde noch ganz andere Dimensionen berücksichtigen muss. Also ob es Themen wie Budgetbewirtschaftung oder auch Budgetbesorgung sind: Da ist ja die Behörde für Justiz- und Verbraucherschutz nicht nur sich selbst oder der eigenen Behördenleitung rechenschaftspflichtig, sondern ja auch dem Bürger. Oder auch was Gesetze betrifft: Wir hatten mehrfach die Situation und konnten das auch erfolgreich auf der Justizministerkonferenz adressieren, dass wir gemerkt haben: Huch, da müssen überhaupt erstmal Gesetze geändert werden, damit wir hier weitermachen können. Das sind eben alles so Dimensionen: Die kommen nochmal hinzu.

Dazu die ganzen Stakeholder. Wir hatten beim Schiffsregister zu tun mit Unternehmen, wir haben Workshops gemacht, Kick-off-Workshops für Reeder zum Beispiel, für Unternehmen. Wir haben die Bürger, wir haben die Mitarbeiter, wir haben andere Behörden wie das Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie. Und das allein sorgt eben schon für eine Komplexität im Scope und in der Vielfalt, die das Produkt können soll. Und damit einhergehen eben auch Schnittstellen, oder wie Christian schon sagte Drittprodukte, die eingebunden werden müssen, sodass dann eben auch nochmal eine technische Komplexität hinzukommt.

Christian: Aber trotzdem ist es natürlich so, dass die Vorgehensweise auch für die Unternehmen in der freien Wirtschaft ausgesprochen zu empfehlen ist. Eigentlich müsste man das heute umdrehen, heute muss man sagen: Der Standard sollte agil sein. Und wenn ich das nicht machen möchte, wenn ich einen eher konzeptgetriebenen Ansatz habe, dann muss ich das begründen.

Lesson Learned Registermodernisierung: agil funktioniert!

Zur Komplexität in Behörden kommen wir gleich nochmal. Zum Abschluss: Lessons Learned ist eben schon mal ganz kurz angeklungen. Ein, zwei Sachen hattet ihr bereits gesagt. Gibt es noch andere Dinge im Rahmen von Lessons Learned beim agilen Projektmanagement einer IT-Softwareentwicklung in der Behörde?

Tim: Willst du zuerst, Christian, oder soll ich?

Christian: Ja, kann ich.

Tim: Ich glaube wir haben beide was, oder?

Christian: Ja, klar. Dann mache ich es mal aus meiner Perspektive. Also das Erste, was wir eben festgestellt haben: Wir haben ja auch Lessons Learned-Workshops, also Mehrzahl, mit allen Beteiligten gemacht. Wir haben das wirklich ausgewertet, weil auch die Justizbehörde, die Kunden, alle, die damit zu tun hatten, wollten unbedingt wissen, was uns denn jetzt diese Erfahrung bringt, weil das das erste größere, agile Projekt auch in diesem Umfeld war. Und das Erste, was wir wirklich durch die Bank festgestellt haben, wo es keinerlei Gegenstimmen gab, war: Der agile Ansatz hat funktioniert. Und: Mit einer hohen Wahrscheinlichkeit hätte dieses Projekt nicht funktioniert ohne den agilen Ansatz. Das ist also schon mal die eine Lessons Learned: Das funktioniert.

Für mich war einer der wichtigsten Punkte die Entwicklung des Teams. Das hat jetzt nicht unbedingt nur was mit der Agilität zu tun, aber wir sind nicht mit demselben Team rausgekommen, mit dem wir angefangen haben, sondern dieses Team hat in den achtzehn Monaten, die wir da programmiert haben, eine Entwicklung durchgemacht. Die haben ihr technisches Wissen vertieft, den technologischen Stack aufgebaut, aber sie haben eben auch das Zusammenwirken, das Zusammenarbeiten perfektioniert. Und das ist der zweite Punkt, den ich immer wieder betone: Denkt vom Team her, nicht vom Projekt her, wenn ihr eure Leute aufbaut, und eure Leute entwickelt. Seht zu, dass sie in diesem Team zusammenbleiben.

Wir haben jetzt mit dem Nachfolgeprojekt, bei dem das Team praktisch identisch ist, eben das Ergebnis davon auch, denn dieses Team konnte dann wirklich innerhalb von einem Tag umschalten, und ein neues Projekt aufziehen, weil die gesamte Ramp Up-Phase, dass man sich über einen Stack unterhält, dass man sich erstmal austauscht, erstmal beschnuppert, erstmal kennenlernt, fiel komplett weg. Das hat uns im Schiffsregister-Projekt etliche Monate gekostet. Und die fielen hier komplett weg. Das Team war sofort in der Lage loszulegen und hat auch innerhalb von drei Monaten also sehr erstaunliche Ergebnisse produziert. Alles nur deswegen, weil man vom Team her gedacht hat, das Team zusammengelassen hat, und sich ein Projekt gesucht, das man dann dem Team umhängen kann.

Das war doch Glückssache, oder? Das lässt sich doch sonst im Arbeitsalltag schwer bewerkstelligen, dass ein Team einer Größe und einer Kompetenzverteilung exakt so, vielleicht nur ein bisschen größer, woanders arbeiten kann?

Christian: In diesem Fall war es tatsächlich Glück. Aber ich möchte stark darauf hinwirken, dass man das eben nicht als Glückssache nimmt, sondern rechtzeitig anfängt zu suchen. Dann muss man eben ein Projekt mal vielleicht ein halbes Jahr On-Hold haben, bis dann eben das Team wieder so weit ist, dass es dieses Projekt dann eben auch aufnehmen und umsetzen kann. Das ist von der Perspektive her sicherlich ein Paradigmenwechsel, aber es lohnt sich. Es spart unglaublich viele Ressourcen, und es spart auch ganz viel Nerven.

Und bei euch, auf eurer Seite, Tim?

Tim: Das ist natürlich so ein bisschen „Ich wünsche mir was“ mit den Projektteams, aber ich unterstütze das total. Also auch in meiner Tätigkeit, wir sind auch gut vernetzt via Projekte in Hamburg, aber auch durch Projekte der Behörde für Justiz und Verbraucherschutz. Und ich sehe, dass natürlich jedes Projekt für sich einzigartig ist, sonst wäre es ja kein Projekt. Aber dass wir Projekte machen und auch dass wir IT-Projekte machen, wird ein Regelzustand werden. Also die Projekte werden anders heißen, und das Produkt wird anders sein im Detail, aber grundsätzlich werden wir immer IT-Projekte machen. Und da wäre es natürlich ganz großartig, wenn man so eine Fußballmannschaft hat, die zusammen eingespielt ist. Christian hatte mal so ein Beispiel gebracht mit einer Fußballmannschaft: Der FC Bayern entlässt ja auch nicht alle Spieler, und zwei Wochen später, wenn das neue Spiel ansteht, sammelt er sich wieder elf Spieler zusammen, sondern der Verein hat eben einen Kader, den er ins Rennen schickt. Und da kommen auch Leute dazu, da gehen mal Leute weg, aber man hat eben ein Team.

Das kann jetzt vielleicht nicht jede Behörde, jede Organisation für sich einzeln vorhalten, aber ich denke, da steckt viel Wahrheit drin. Aber vielleicht auch noch Lessons Learned ein bisschen bodenständiger: Ich bin auch fest davon überzeugt, dass wir uns, gerade als behördlicher Auftraggeber, auch ein bisschen über unsere Erwartungen Gedanken machen müssen. Ich habe das jetzt hier in diesem Projekt Schiffsregister gesehen, aber auch in ganz vielen anderen IT-Projekten, dass auch ganz viele Anforderungen gestellt wurden, die eigentlich gar nicht in der IT liegen. Ich hatte es ja schon genannt: Budgetbewirtschaftung, oder später ist ja auch noch Bremen dazu gekommen. Dann haben wir Verhandlungen mit Bremen geführt, wie wir uns da vertraglich vereinbaren wollen. Wir haben Pressesachen gemacht und so weiter. Und da komme ich auch wieder mit meiner Rolle als Projektleiter ins Spiel. Ich finde, es ist überhaupt nichts dagegen einzuwenden, wenn man nicht nur ein IT-, sondern auch ein IT- und Organisationsprojekt macht, aber dann hat es sich auch bewährt, wenn man dem Projekt da einen starken Partner an die Seite stellt, wie Ich es hoffentlich war.

Christian: Ja, kann ich bestätigen.

Tim: Der eben diese nicht nur IT-Anforderung, die in so ein Projekt gespielt werden, abräumen kann, und für Zulieferung in der Geschwindigkeit sorgen kann, die es für ein agiles Projekt benötigt, um erfolgreich zu sein. Da würde ich mir wünschen, dass wir da eine bessere Auftragsklärung auch für uns selbst und in uns machen, damit wir die Strukturen auch richtig aufsetzen können.

Wenn man jetzt das Paradies malt, würde ich sagen: Man nimmt das agile Vorgehen und die Teams, sowohl auf Behördenseite als auch auf Entwicklerseite, und multipliziert diese, weil ja die Aufgaben an Digitalisierung von Registern vielfältig sind. Es gibt noch andere Register, die auf Papier geführt sind. Wie lässt sich denn, auch natürlich vor dem Hintergrund des Zeitdrucks realisieren, der irgendwie allgemein herrscht? Ist zum Beispiel eine Vernetzung überhaupt realistisch?

Christian: Also ich kann es ja mal aus der technischen Sicht sehen. Da kann ich sagen: Natürlich ist es überhaupt gar kein Problem Daten von A nach B auszutauschen. Aber jetzt geht es auch darum, wie du schon gesagt hast, dass es eben sehr viele Register gibt, und einige sind noch nicht umgesetzt. Und das, was wir gemacht haben, könnte man beispielsweise als technische Blaupause nehmen, um auch andere Register, beispielsweise ein Grundbuch, damit umzusetzen. Grundbuch deswegen, weil das Schiffsregister einfach sehr, sehr nah am Grundbuch ist. Das ist davon praktisch abgeleitet. Also das Grundbuch ist der große, der sehr große Bruder vom Schiffsregister. Es wäre technisch also möglich das zu machen, aber das ist eher eine organisatorische Frage, und dann kann ich das an Tim weitergeben.

 

Tim: Also ich kann natürlich nicht für alle Register sprechen. Die Registerlandschaft ist ja quer über alle Resorts. Ich bin hier für Justiz- und Verbraucherschutz unterwegs. Und ich kann sagen, dass wir auf europäischer Ebene schon seit vielen Jahren immer wieder Registervernetzungen auch schon geschafft haben. Sei es dieses Businessregister-Interconnected-Service, die so Unternehmensdaten bündeln, oder ein europäisches Insolvenzregister. Da haben wir ja auch die Situation, dass die verschiedenen Insolvenzregister der verschiedenen Beitrittsländer oder europäischen Mitgliedsländer auch technisch total unterschiedlich und auf verschiedenem technischem Stand sind. Ich glaube, das ist eben gar keine technische Frage, sondern ich glaube, es ist wirklich eine organisatorische Frage. Es ist auch vor allen Dingen die Frage: Wie geht man mit den Bereichen um, die noch gar nicht digitalisiert sind? Und das ist ja auch so ein bisschen die Grundlage dafür, dass wir irgendwas miteinander vernetzen können. Aber abgesehen davon, ja, also wie gesagt glaube ich, ist es eher die Frage: Wie schafft man eigentlich einen gemeinsamen technischen Standard im Sinne des Digitalisierungsgrades?

Aber das sind wir ja direkt beim Kern. Wenn jetzt X Register mit Y Stacks und Konzepten umgesetzt werden, braucht es doch nachher wieder entsprechende Austauschschnittstellen etc. Dann sind wir ja wieder bei ganz anderen Baustellen, die vielleicht nur ein bisschen kleiner sind. Also ist es doch eine technische Dimension?

Tim: Ja, sicherlich. Aber da hat ja auch der öffentliche Dienst schon zum Beispiel mit den XML standardisierten X-Datensätzen, XÖV oder XJustiz, bereits Austauschstandards gesetzt, auf die sich auch jeder Bereich berufen kann. Und so haben wir auch für das Schiffsregister einen XJustiz-Datensatz definiert, so dass eigentlich jeder von jeder Seite aus weiß, wie die Daten grundsätzlich zu strukturieren sind, was ja auch wieder ein organisatorisches Thema letzten Endes ist. Ich habe mir letztens zum Beispiel eine Insolvenzlösung aus Belgien angeschaut, wirklich eine großartige Lösung, aber wir sind ja nun mal in einem bestehenden System, und insofern muss das eben technisch gelöst werden, und dafür braucht es organisatorische Standards, aber da sehe ich ehrlich gesagt Deutschland auch schon auf einem ganz guten Weg. Ich habe eher Sorge eben um die Kleinstregister. Ich weiß jetzt nicht, ob es ein Fischregister gibt. Ich sage ja immer Fischregister. Aber ich könnte mir vorstellen, wenn es eins gäbe, dann wäre es bestimmt noch nicht digital. Und wir müssen uns eher darüber Gedanken machen, wie wir diese Kleinstregister überhaupt auf ein digitales Niveau heben. Und da wäre es natürlich toll, wenn man auch so technische, architektonische Vorarbeit, wie das Schiffsregister, einfach nutzen und skalieren könnte. Das wäre ja auch bestimmt auch dein Wunsch, Christian.

Christian: Ja, unbedingt.

Da fällt mir sofort irgendwie so die Priorisierungsfrage ein: Beim Fischregister würde ich sagen: Vielleicht eher Prio B oder C. Wichtig ist es doch da, wo die Wirtschaft mit Papier, Faxen und Dokumenten, die schriftlich eingereicht werden müssen etc., zu kämpfen haben. Gibt es da eine globale Strategie, dass tatsächlich wirtschaftswichtige Register zuerst drankommen? Du bist doch bestimmt vernetzt so ein bisschen, Tim.

Tim: Ja. Also global sowieso nicht, aber wenn dann halt eher bundesweit, gibt es meines Wissens nach nichts. Als jetzt das Registermodernisierungsgesetz geschaffen wurde, hat man natürlich schon geschaut, dass man sich eben auf Register beschränkt, die wirtschaftlich wichtiger sind. Aber ich kann es halt zum Beispiel für die Hamburger Justiz sagen: Das Schiffsregister ist nicht alleine. Also es kann ja auch Register geben, die für den Bürger total wichtig sind, und da große Mehrwerte schaffen. Aber natürlich ist Wirtschaftsnähe und der Wirtschaftsstandort und die Unterstützung des Wirtschaftsstandorts ein ganz, ganz gewichtiges Kriterium. Und ja, wir priorisieren alle unsere Vorhaben, und auch unsere IT-Projekte priorisieren wir logischerweise.

Christian: Auf technischer Ebene oder auch auf einer sehr hohen organisatorischen Ebene könnte da eventuell das Gaia-X-Projekt, das jetzt deutschland- beziehungsweise sogar europaweit aus der Taufe gehoben werden soll, in die richtige Richtung gehen. Aber das wird noch ein bisschen dauern, bis man da so weit ist. Aber die haben diesen Fokus auf einen kontrollierten Datenaustausch schon drin, und möglicherweise entsteht da ein Überbau, den dann nachher auch die Register nutzen können. Das wäre zumindest sehr schön, wenn das passieren würde.

Ja, dann machen wir eine eigene Podcast-Folge dazu, zu Gaia-X. Bestimmt nicht nur eine, wenn das richtig Fahrt aufnimmt.

Christian: Da kannst du mehrere machen, ja. Das stimmt.

Gut, kommen wir zum Abschluss und ein bisschen Glaskugel, Kaffeesatz: Justizregister 2030, also so in neun Jahren etwa: OZG ist schon vorher zu Ende, viel vorher, aber auch das wird nicht gehalten. Was glaubt ihr denn, Tim, du bist natürlich näher dran, Christian, du technisch, wie so in neun Jahren die Justizregisterlandschaft aussieht?

Tim: Also das ist vielleicht ein bisschen „Wünsch‘ dir was“… Ich kann das meinerseits sagen: Ich glaube, dass wir uns gut daran tun würden, wenn wir so ein bisschen diese Service-Architektur weiter voranbringen. Also wir haben einen zentralen Anbieter, der von mir aus auf Landesebene oder vielleicht sogar auf Bundesebene Plattformen anbietet, auf denen man dann in jeweils einzelnen Verantwortungen Services entwickeln und hosten kann, so wie kleine Apps oder vielleicht auch große Apps. Momentan ist das, was wir eben jetzt noch haben, und was ja auch gut ist und auch funktioniert, aber zu einer ganz anderen Zeit gebaut worden, als man ganz andere Schwerpunkte gesetzt hatte. Da haben wir da den Linix-Rechner, und vielleicht haben wir irgendwo auch noch einen Solaris-Rechner stehen, wobei es dann schwer wird, überhaupt noch Blech dafür zu finden. Wenn wir das auflösen und zu gemeinsamen Plattformen finden: Ich gehe fest davon aus, dass das die Zukunft ist. Und das wird natürlich auch den organisatorischen Überbau, den wir betreiben müssen, um das ganze Konzert zu bedienen, immens entlasten. Zum Beispiel auch kleine Organisationseinheiten wie zum Beispiel Kommunen werden dadurch entlastet, dass sie dann einzelne Services auch übernehmen und mitnehmen können und auch bei den Betriebskosten besser fahren. Ich denke, das wird die Richtung sein. Und das kann sicherlich auch durch die Registervernetzung nochmal weiter vorangetrieben werden.

Christian, was denkst du aus technischer Sicht?

Christian: Ich habe die Hoffnung, also jetzt mal nicht nur auf die Register bezogen, dass die Zeit der gescheiterten Riesenprojekte langsam zu Ende geht, und zwar dadurch, dass in den Behörden selber immer mehr, an immer mehr Stellen, und die Justizbehörde hat da einen hervorragenden Anschub geleistet, die Erkenntnisse und auch das Wissen reifen, dass Know-how aufgebaut wird, um erfolgreich Projekte zu gestalten. Was dann eben auch bedeutet, dass man nicht erfolgreiche Projekte oder Projektkonfigurationen dann einfach auch mal beiseiteschiebt. Das ist etwas, was in den letzten Jahrzehnten, schmerzlich gesehen, nicht stattgefunden hat, und ich hoffe, dass da jetzt ein Umdenken um sich greift, auch dadurch, dass es eben jetzt erfolgreiche Projekte gibt, auf die man referenzieren kann, und dafür sorgt, dass dieser enorme Digitalisierungsstau, unter dem wir in Deutschland leiden, sich endlich auflöst.

Das ist doch ein gutes Stichwort. Danke für die beiden wünsch dir was von dir, Tim, von dir, Christian. Dann werden wir mal sehen, was eintritt. Ja. Vielen Dank für die Insights zu diesem spannenden Projekt, Tim und Christan. Vielen Dank und einen schönen Tag noch, tschüss.

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