Unter der Überschrift „Wie Pommes ohne Ketchup: Digitalisierung ohne Process Mining – auch in der Verwaltung“ fand Anfang Dezember das 16. Brown-Bag-Meeting des Nationalen E-Government Kompetenzzentrums (NEGZ) statt. Prof. Dr. Frank Morelli, Professor für Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Pforzheim und Sobiah Abdullah, Masterandin an der Hochschule Pforzheim im Studiengang Master Information Systems, stellten gemeinsam erste Ergebnisse der Kurzstudie „Process Mining in der Verwaltung“ vor. Die beiden Wissenschaftler*innen führen diese in Kooperation mit dem Berliner Bezirksamt Neukölln sowie Berater*innen von mgm durch.

Das Team untersucht in der Studie Einsatzszenarien für die Anwendung von Process Mining in der öffentlichen Verwaltung – am konkreten Prozessbeispiel „Verwaltung von positiv-getesteten COVID19-Patienten“ im Bezirksamt Neukölln. Unter der Leitung von Stadtrat Falko Liecke setzt das Bezirksamt an verschiedenen Stellen Programme und digitale Listen zur Fallerfassung und Dokumentation ein, verschiedene Teams arbeiten damit. Process Mining ist ein datenbasierter Ansatz für das Prozessmanagement und sollte dabei helfen, die Prozesse in diesem Beispielfall der öffentlichen Verwaltung zu optimieren. Für die NEGZ-Studie flankieren qualitative Experteninterviews die Zielfindung und Prozessabbildung.

Das Fazit der Kurzstudie ist vielversprechend: Durch Übereinstimmungsprüfungen der Kennzahlen von Ist- und Soll-Prozessen ließen sich präzise Analysen tätigen. Mit dem Einsatz eines Process Mining-Tools konnten die Studien-Beteiligten die Informationen aus den Transaktionssystemen der Behörde visualisieren und detailliertere Informationen bereitstellen. Werden danach die Abläufe entsprechend optimiert, ist nicht nur eine Kostenreduktion möglich. Vielmehr lässt sich auch die Effizienz der Verwaltungsdienstleitung sowie das Nutzererlebnis für Bürger*innen steigern. Process Mining ist also auch für die öffentliche Verwaltung ein erfolgsversprechender Ansatz.

Die NEGZ-Kurzstudie steht kurz vor dem Abschluss und wird voraussichtlich Anfang 2022 auf der NEGZ-Webseite veröffentlicht.

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