SAP S/4HANA Migration: So klappt’s mit der digitalen Transformation

Die digitale Transformation stellt Unternehmen heute im Wesentlichen vor drei Fragen: Wie werden bzw. bleiben sie wettbewerbsfähig in den sich verändernden Märkten, welche Produkte und Services bieten sie an und wie interagieren sie mit dem Kunden? SAP spielt dabei eine wesentliche Rolle, denn über die Hälfte der deutschen Firmen nutzen derzeit SAP Produkte. Dabei wächst die SAP Produkt-Landschaft ständig weiter und bildet in der Regel je nach Branche 50 bis 80% der Unternehmensprozesse ab. Damit bleibt SAP auch in Zukunft eines der beherrschenden Themen in den meisten deutschen Unternehmen, und das erfolgreiche Meistern der SAP Projekte wird eine der Erfolgsfaktoren für eine gelungene digitale Transformation sein.

SAP im Kontext der digitalen Transformation

Das Zeitalter der Industrialisierung war bis spät in das 20. Jahrhundert geprägt von weiten Märkten, Produktstandards sowie berechenbarem Wettbewerb. Mit dem Eintritt in das digitale Zeitalter, haben sich auch die Rahmenbedingungen für erfolgreiches Wirtschaften signifikant verändert. Globale, enge Märkte mit hoher Individualisierung von Kundenansprüchen, verbunden mit atemberaubender Beschleunigung technologischer Entwicklungen durch Big Data und Plattformtechnologien, mit disruptiver Wirkung auf konventionelle Geschäftsmodelle, sorgen für Handlungsdruck in den Unternehmen. Eine Steigerung von Innovationsfähigkeit ist notwendig, aber nicht hinreichend. Es braucht neue Geschäftsmodelle und eine neue Art und Weise, wie in Unternehmen gearbeitet wird und Werte für die Kunden geschaffen werden. Das erfordert einen starken Fokus auf die Kunden, deren Ansprüche sich immer schneller und in weniger berechenbarer Weise verändern. Mit zunehmender Bedeutung unternehmerischer Innovations-, Entwicklungs- und Vertriebspartnerschaften steigen die ökonomischen Verflechtungen und damit insgesamt die Dynamik und Komplexität der Märkte. Vor diesem Hintergrund stellt die digitale Transformation Unternehmen heute im Wesentlichen vor drei Fragen: Wie werden bzw. bleiben sie wettbewerbsfähig in den sich verändernden Märkten, welche Produkte und Services bieten sie an und wie interagieren sie mit dem Kunden? Rolex beantwortet diese Fragen sicherlich anders als BMW und genauso unterschiedlich sind die Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Unternehmen. Nichtdestotrotz lassen sich einige Gemeinsamkeiten ableiten. Zum einen sind das die Rahmenbedingungen, wie Alterung der Gesellschaft oder Verschiebung der Umsätze in Richtung Service-Dienstleistungen sowie neue technologische Möglichkeiten. Zum anderen ist es die Tatsache, dass es sich um eine weitreichende Veränderung der gesamten Organisation handelt, die unumgänglich, unaufhaltsam und schnell ist und ein entschlossenes Handeln erfordert. Und letztendlich die Erkenntnis, dass es ohne eine moderne Prozess- und IT-Landschaft keine verlässliche Basis für die digitale Zukunft geben kann.

Rolle von SAP S/4HANA

SAP hat für S/4HANA eine Schlüsselrolle in der Zukunft vorgesehen. Es handelt sich dabei um das Kern-System („Digital Core“ oder „System of Records“), mit dem SAP den Sprung in die Digitalisierung des 21. Jahrhunderts vollzieht. Oft wird die Frage nach dem messbaren Mehrwert von S/4HANA gestellt, doch um eine verlässliche Analyse der Benefits vorzunehmen, muss die Betrachtung auf die gesamte IT-Landschaft ausgedehnt werden. Erst in der Kombination von SAP S/4HANA als Kern-System mit anderen Produkten (auch Satelliten-Systeme genannt) wie z. B. MES für die Produktion, Ariba für den Einkauf oder CRM Applikationen wie Sales Force oder C4HANA für Vertrieb und Marketing wird der tatsächliche Benefit ersichtlich. Mit Cloud-Computing und Big Data Verarbeitung wird die Basis für ganz neue digitale Business-Strategien geschaffen. Aber erst mit der In-Memory Datenbank SAP HANA können Daten in größerer Vielfalt und hohen Geschwindigkeiten für die einzelnen Satelliten-Systeme bereitgestellt werden. Anwendungen werden vereinfacht und mit SAP Fiori für den Benutzer flexibilisiert. Mit maschinellem Lernen und höherem Automatisierungsgrad entwickeln sich Mitarbeiter zu Datenanalytikern. Dabei sind meist alle Fachbereiche betroffen wie Produktion, Lagerlogistik, Finanzen und Controlling, Einkauf oder Vertrieb. Dies kann die Flexibilisierung von Preismodellen, die Erzeugung einer maximalen Transparenz von Kundenbeziehungen oder gar neue Geschäftsideen bedeuten. Mit SAP S/4HANA ist das Unternehmen in der Lage, den komplexen Anforderungen der Zukunft zu begegnen.

SAP S/4HANA Strategie

S/4HANA Projekte sind so unterschiedlich, wie die Unternehmen selbst. Einige Kunden haben sich in den letzten Jahren in Richtung Digitalisierung entwickelt, haben Kollaborationstools und eCommerce eingeführt, digitale Produkte lanciert, Prozesse automatisiert, Systeme erneuert, Unternehmensbereiche in Startups ausgegründet. Die anderen befinden sich noch vor großen Herausforderungen. Viele Unternehmen haben ihre SAP Systeme vor 20+ Jahren eingeführt und im Laufe der Zeit an die eigenen Spezifika soweit angepasst, dass die System-Komplexität massiv gewachsen ist und eine grundlegende Überarbeitung der Geschäftsprozesse und der IT-Landschaft in den nächsten Jahren auf den Plan ruft. Gerade bei solchen Unternehmen ist die Erneuerung von SAP nicht das einzige Thema auf der IT-Agenda und wird von Jahr zu Jahr von anderen dringenden Themen aus dem Projektportfolio verdrängt. Die Wahl einer richtigen S/4HANA Implementierungsstrategie und einer klugen Roadmap in Abhängigkeit von der Ausgangsituation ist vor diesem Hintergrund von großer Bedeutung. Nach unserer Schätzung entscheiden sich in etwa ein Drittel der Unternehmen für einen Grüne-Wiese-Ansatz („Greenfield“), ein weiteres Drittel für eine Konvertierung („Brownfield“) und häufig treffen wir auch die Mischvarianten, beispielsweise selektive Migration („Bluefield“), je nach Reife und Effizienz der betroffenen Geschäftsprozesse. Wenn eine Konvertierung, die oft von Unternehmen mit bereits optimierten Geschäftsprozessen gewählt wird, eine vor allem technische Maßnahme darstellt und mit überschaubaren Investitionen und Risiken verbunden ist, können andere Formen der S/4HANA Migration einen gewaltigen Kraftakt für das Unternehmen bedeuten. Insbesondere die Greenfield Strategie führt oft zu Herausforderungen in drei Bereichen: Fachlich und insbesondere prozessual, implementierungsseitig, aber auch strategisch. Hier ist der Aufwand für eine S/4HANA Migration durchaus mit einer Neueinführung vergleichbar.

So ein Projekt muss von Anfang an als strategischer Schritt business- und IT-seitig verstanden werden und setzt eine gewissenhafte Ausarbeitung der IT-Strategie sowie – im Vorfelde – der digitalen Strategie und ein gemeinsames Verständnis im Vorstand, beim CIO oder CDO voraus. Das erfordert ein Review der Kernkompetenzen des Unternehmens, womit sich viele Unternehmen schwertun, insbesondere mit dem Abwägen des Aufwandes gegenüber Business Benefits mitten in wirtschaftlich unsicheren Zeiten.

SAP S/4HANA Projekte in der Praxis

Als Berater haben wir in den letzten Jahren einige Unternehmen begleitet, die mit SAP S/4HANA Implementierung den Weg einer Modernisierung gegangen sind. Ohne Zweifel, die Entscheidung im Top-Management dazu fällt nicht leicht. Es ist vor allem die Komplexität der Veränderung, die dem Vorhaben eine abschreckende Wirkung verleiht. Es sind die strukturellen, kulturellen und technologischen Wechselwirkungen, die zusammen mit einer hohen Dynamik des Marktumfeldes zu unübersichtlichen Verhältnissen führen. Auch die Vorteile digitaler Produkte und neuer Technologien sind nicht von vornherein berechenbar. Investitionsentscheidungen müssen auf einer risikobehafteten Grundlage getroffen werden. Allein sicher ist, dass schon vor Beginn mit den Vorbereitungen erhebliche Ressourcen in Business und IT gebunden werden, die dann im Tagesgeschäft fehlen. All das führt zu gewissem Unbehagen bei Entscheidern und allen anderen Mitarbeitern. So wie in der jüngsten Vergangenheit vielerorts auf Start-Ups gesetzt wurde – nicht immer mit den besten Erfahrungen, so ähnlich ist es auch mit S/4HANA Projekten: nicht selten kämpfen Unternehmen mit Budgetüberschreitungen und Projektverzögerungen. Vereinzelt werden S/4HANA Implementierungen sogar aus dem vollen Lauf gestoppt, falls laufende Kosten und Projektfortschritt nicht im Einklang stehen. Die meisten deutschen CxO fragen sich daher zu Recht, welcher Value Case hinter der Nutzung von SAP S/4HANA steckt, was die Business Impacts sind, und was die Alternativen. SAP liefert dazu nicht immer ausreichende Informationen, und in wirtschaftlich unsicheren Zeiten führt es oft zu langen Entscheidungswegen. In Teilen mögen sich Manager von dem machtvollen Technologieprovider zu millionenschweren Entscheidungen gedrängt fühlen – mit der Umstellung auf S/4HANA spätestens zu einem festen Stichtag, wo der Service durch SAP eingestellt wird. Sicher ist eine solche Betrachtung unausgeglichen, will SAP den Unternehmen mit der Standardisierung, höherer Flexibilität und Schnelligkeit der Geschäftsprozesse eine Eintrittsplattform für die digitale Welt bieten. Gerhard Göttert, Vorstand Anwendungsportfolio bei der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) e. V., formulierte: „Aus Sicht der DSAG ist die Tatsache erfreulich, dass Kunden grundsätzlich ein schrittweiser Übergang aus der bestehenden ERP-Welt in SAP S/4HANA ermöglicht wird. Wir erwarten in diesem Zusammenhang, dass die Kunden beim notwendigen Transformationsprozess von SAP begleitet werden. Auch hier, wie in anderen Bereichen, ist es wichtig, dass SAP den Business-Mehrwert von SAP S/4HANA anschaulich darstellt.“ „Die DSAG vertritt nach eigenen Angaben mehr als 3500 Unternehmen und ist schon deshalb ein wichtiger Ansprechpartner für Deutschlands IT-Vorzeigekonzern. Umso stärker wiegt die Kritik. 30 Prozent der befragten DSAG-Mitglieder haben wenig oder gar kein Vertrauen in SAP als „Digitalisierungspartner“. Die Mehrheit sei unsicher. Nur ein knappes Viertel vertraut demnach der Strategie von SAP.“^[1]

Nicht immer scheinen alle Unternehmenslenker bereit zu sein, durch unsichere Investitionen das Überleben – sowohl das eigene als auch des Unternehmens – aufs Spiel zu setzen.

Erfolgsfaktoren

In diesem unsicheren Umfeld nimmt eine umsichtige, aber auch konsequente Transformationsbegleitung einen zentralen Platz ein. Denn der Erfolg ist erreichbar unter der Berücksichtigung wichtiger Erfolgsfaktoren.

1. Unternehmensstrategie und Entwicklung

Eine Unternehmensstrategie wird im Sinne einer digitalen Marktentwicklung formuliert. Individuelle Strategien von Wachstum, Innovation oder Stabilität legen die Schwerpunkte fest, z.B. Automatisierung von Transaktionen im Bereich Finanzen und HR oder Einführung eines zentralen Shared Service Centers. Ein frühzeitiges Erzielen eines gemeinsamen Verständnisses vor allem bei Top-Entscheidern ist eine gute Investition: Was bedeutet die digitale Transformation für mein Unternehmen, wie sieht meine digitale Strategie aus, welche Initiativen habe ich auf der Agenda, welche Rolle spielt dabei die IT?

2. IT-Strategie
Eine nachhaltige Betrachtung der zukünftigen IT wird durchgeführt: Wie das Unternehmen technologisch mithalten kann, welche Rolle dabei die SAP spielt und wie meine Roadmap für die nächsten 3-5 Jahre aussieht, welche SAP Implementierungsstrategie relevant ist, was wir selbst machen und wo wir uns Unterstützung holen. Unter Berücksichtigung technischer Status Quo und Knowhow-Verfügbarkeit einerseits, sowie der strategischen und prozessualen Anforderungen andererseits, wird eine neue IT-Landschaft konzipiert z. B. mit SAP S/4HANA als Digital Core und umgesetzt mit passenden Steuerungsfunktionen im Rahmen einer digitalen Produktpipeline wie Projekt-Governance und Portfoliomanagement.

3. Geschäftsprozesse
Mit der Unternehmensstrategie werden bestehende und neue Geschäftsprozesse priorisiert und mit neuen Funktionen einer SAP Anwendungslandschaft abgeglichen. Effiziente Datenmodelle werden ausgearbeitet. Je höher der Anpassungs- und Erneuerungsgrad der Prozesse durch Optimierung und Harmonisierung, desto höher ist der Aufwand und die strukturellen und kulturellen Implikationen (z.B. Rollen, Verantwortlichkeiten, bereichsübergreifendes Verantwortungsbewusstsein, Prozessdenken). Hier ist mit einer Change Impact Analyse der umfassende Blick auf die Wechselwirkungen organisationaler Aspekte erfolgsentscheidend.

4. Kompetenzen
Mit der technologischen Transformation sind neue Kompetenzen in Business und IT zu entwickeln. Dies ist nicht allein mit Frontal-Schulungen zu schaffen, sondern mit einem langfristigen Lernkonzept im Sinne einer Lernenden Organisation. Hier kommen unterschiedliche und individuell wirksame Methoden zum Einsatz, die das Lernen und Teilen von Erfahrungen im Team bereichsübergreifend und kontinuierlich ermöglichen. Damit kann erst die Effektivität der SAP S/4HANA Transformation ermöglicht und die Arbeitseffizienz gesteigert werden.

5. Mitarbeitende und Führungskräfte
Neue Arbeitsweisen, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Automatisierung von Geschäftsprozessen haben auch Auswirkungen auf die Menschen. Ängste wegen des Verlusts des Arbeitsplatzes oder wegen zu hoher Arbeitsanforderungen sind Effekte, die mit Hilfe eines professionellen Change Managements bearbeitet werden müssen. Eine Entwicklung von der Unabhängigkeit von Geschäftseinheiten hin zu einem hoch vernetzten und standardisierten Betrieb erfordert zudem eine neue Qualität der Zusammenarbeit, interdisziplinär, bereichs- und hierarchieübergreifend. Die Automatiserung von Transaktionen ermöglicht mehr Freiräume der Mitarbeitenden und ist meist mit der Übernahme höherwertiger Aufgaben in der Rolle als Knowledge Worker. Ein kontinuierliches Heranführen aller Betroffenen an die geplanten Veränderungen sowie eine möglichst angemessene Partizipation können wenig kalkulierbare Risiken vermeiden helfen. Egal ob Führungskraft oder Mitarbeitender, niemand unterstützt eine Initiative, wenn sie oder er befürchtet, dadurch benachteiligt zu werden oder den Job zu verlieren. Ein erfolgreiches Transformationsmanagement berücksichtigt all die Erfolgsfaktoren bereits in einem frühen Projektstadium und zeigt Maßnahmen in Form einer Roadmap auf, die eine SAP S/4HANA Transformation in klar definierte Entwicklungsphasen und Ergebniserwartungen aufteilt und damit – nicht allein die technologische Implementierung im Blick – Ressourcenaufwände und Kosten planbar macht. mgm consulting partners nutzt das ADDVALUE Transformation Framework, das aus acht Phasen besteht und alle beschriebenen Erfolgsfaktoren und Herausforderungen in jeweiligen Phasen berücksichtigt. Damit verfolgt mgm einen ganzheitlichen Ansatz und ermöglichen eine umfassende Orientierung in einer S/4 HANA Transformation, die weit über die technischen Herausforderungen hinausgeht und die Mensch, Technik und Organisation zusammenführt.

Es bleibt die Frage: wann sollte man beginnen? Sowohl Dringlichkeit als auch zeitlicher Umfang der Transformation hängen individuell von Strategie und Status Quo ab. Dennoch, bereits nachzudenken und langsam ins Handeln zu kommen schadet nicht. Zum richtigen Timing gehört eine Grobplanung, notwendige Vorbereitungen wie eine Analyse der bestehenden System-Landschaft, die Berücksichtigung des Projektportfolios, die Skizzierung der strategischen Anforderungen und auch ggf. die Vor-Auswahl des geeigneten ERP Systems (muss es denn überhaupt SAP sein?). Dienstleister wie wir können bereits hierzu wertvolle Unterstützung leisten, dennoch, vor allem zählt die Entschlossenheit der Führungsmannschaft, den Weg der Transformation zu gehen.

Sie möchten gerne mehr darüber erfahren oder weitere Informationen dazu bekommen? Schreiben Sie uns gerne an info@mgm-cp.com!