Use Case Bordero-Erstellung: Wie der Sammelabrechnungsprozess zwischen Marktpartnern in der Industrieversicherung skalierbar wird

Abrechnungsprozesse zwischen Geschäftspartnern im Versicherungsmarkt bieten ein hohes Potenzial für Effizienzsteigerungen. Es handelt sich um wiederkehrende Arbeitsschritte, um für dieselben Partner regelmäßig Abrechnungsinformationen bereitzustellen – kombiniert mit der meist noch manuellen Validierung der passenden Datenpakete in unterschiedlichen IT-Systemen. Welche Rolle die Versicherungs-IT übernehmen kann, um diesen Prozess skalierbar und digital zu machen, zeigt der Use Case anhand der Herausforderungen und Herangehensweise eines Assekuradeurs.

Dies ist ein Auszug aus dem Themendossier 17/2022 der Versicherungsforen Leipzig. Den vollständigen Artikel lesen Sie hier.

Problemstellung

Als Assekuradeur besteht schon aufgrund des Geschäftsmodells die Notwendigkeit, Abrechnungsströme zu Prämien, Vergütungen und Schadenaufwendungen mit Maklern und Versicherern zu koordinieren. Dabei stellt der Abrechnungsprozess hohe Anforderungen sowohl an die Effizienz als auch an die Qualität.

Im vorliegenden Fall nahm mit der Einführung einer neuen Software zur Bestandsverwaltung die Anzahl der Datenquellen, aus denen abrechnungsrelevante Information erzeugt wird, für eine Phase der Koexistenz von Alt- und Neusystem nochmals zu.

Ziel „Skalierbarkeit“

Ziel war es somit, für den Koexistenzbetrieb und darüber hinaus, eine Möglichkeit zu schaffen, Buchungs- und Abrechnungsinformation aus beliebigen Quellen filtern und für den Abrechnungsprozess systemisch und konsistent nutzen zu können, um selbst bei zunehmender Komplexität die Skalierbarkeit zu erhöhen und die Qualität weiter zu verbessern.

Fachliche Herausforderungen

Ein Bordero verbindet buchhalterische Information mit versicherungsfachlicher Information: Ist eine gebuchte Prämienposition durch den Prämienschuldner beglichen, und kann diese Position daher mit den beteiligten Versicherern abgerechnet werden? Welche Information benötigen die Versicherer, um die entsprechende Position ihrerseits eindeutig zuordnen zu können? 

Organisatorische Herausforderungen

Je nach Größe des Unternehmens sind diese Tätigkeiten durch wenige Mitarbeiter zu leisten. Der Abrechnungsturnus kann dabei von Partner zu Partner unterschiedlich sein. Der Prozess ist quantitativ anspruchsvoll. Gleichzeitig ist die Fehlertoleranz gering: Abrechnungsprozesse sind Vertrauenssache. Keine der hiermit verbundenen Tätigkeiten ist wertschöpfend. Mit der Ausdehnung des Geschäftsvolumens wächst die Anzahl der zu koordinierenden Abrechnungsprozesse. Skalierbarkeit und Nachvollziehbarkeit sind daher von hoher Bedeutung.

Herangehensweise

Neben der Zielbestimmung stand eine eingehende Prozessanalyse am Anfang der Zusammenarbeit: Welche Schritte werden durchlaufen, um ein Bordero zu erstellen? Welche Information wird für die Prozessteuerung einerseits und die Dokumentenerstellung andererseits benötigt? Wie können die Informationen zum Abrechnungsprozess systemübergreifend konsistent gehalten werden? An welchen Stellen gibt es Potenzial für Effizienzsteigerungen durch eine systemische Lösung?

Umsetzung

Leitbild für die technische Umsetzung war die Frage nach der typischen, mit Borderos assoziierten fachlichen Aufgabe, im konkreten Fall: “Ich möchte die Prämien, die wir erhalten, regelmäßig mit dem/den Versicherern abrechnen”. Formuliert man dies abstrakt, lautet die Fragestellung: „Wer bekommt was von wem unter welchen zeitlichen und fachlichen Bedingungen?“

Neben der reinen Buchungsinformation galt es somit prozessuale Informationen, wie beispielsweise den Abrechnungsturnus zu berücksichtigen. Dadurch ließen sich Bedingungen definieren unter denen der Assekuradeur regelmäßig mit den Versicherern abrechnet.

Die so formulierten Bedingungen halfen, den Verarbeitungsprozess zu strukturieren und damit skalierbarer zu machen. Teilaspekte der Information werden nun konfigurativ gehalten.

Bordero-Verantwortliche können damit eine Art (wiederkehrende) Blaupause für das regelmäßig zu erstellende Bordero mit diesem Geschäftspartner erstellen:

• Für welches Partnerkonto soll abgerechnet werden?
• In welchem Turnus?
• Welche Buchungstypen?
• Welches Template wird verwendet?

Für die Kommunikation der Schnittstellen der Quellsysteme wurden Filter definiert, die auf Basis der konfigurierten Größen

• die abrechnungsfähigen Positionen ermitteln,
• diese um fachliche Information anreichern und
• sie harmonisieren,

sodass die Daten gemeinsam und nach außen nahtlos in ein und demselben Bordero verarbeitet werden können.

Im Rücklauf an die Quellsysteme und das Buchhaltungssystem erhalten alle Positionen, die auf dem Bordero enthalten sind, eine entsprechende Kennzeichnung, um Doppelabrechnungen zu vermeiden und den Auszifferungsprozess zu vereinfachen.

Ergebnis

In allen Systemen liegt damit dieselbe Information zum Abrechnungsstand vor. Die Arbeit zur Bordero-Erstellung reduziert sich, obwohl durch die Einführung eines weiteren Bestandführungssystems die fachliche Komplexität gestiegen ist. Kontrollen vereinfachen sich und die konsistente Information über die Abrechnung erhöht die Transparenz. Durch die einfache Erstellung einer Konfiguration für zusätzliche Partner bzw. Partnerkonten ist der Prozess zudem auch skalierbar.

Neben dem klassischen PDF-Format können nun auch andere Ausgabeformate einfach realisiert werden. Partner können die Abrechnungsinformation somit einfacher digital nutzen. Dies steigert den Digitalisierungsgrad entlang der gesamten Abrechnungskette.

Ausblick

Noch werden abschließende Qualitätsprüfungen für die ausgehenden Borderos manuell vorgenommen. Sobald sich das Vertrauen in die Datenbasis und in den neugestalteten Prozess durch die Arbeit mit der neuen Applikation gefestigt hat, kann auch der letzte Schritt digitalisiert werden. Dann können Borderos vollständig im Batch erzeugt und dem Abrechnungspartner zur Verfügung gestellt werden.

Für das Projektteam richtet sich der Fokus in der Zwischenzeit auf die eingehenden Borderos, also die Abrechnungen, die der Assekuradeur von seinen Partnern erhält. Auch hier stellen sich zusätzliche Herausforderungen durch die Koexistenz der Bestandsführungssysteme. Und auch hier werden die gemeinsamen Ideen zur Verarbeitung der Borderos nun analysiert mit dem Ziel, die Mitarbeiter weiter zu unterstützen.