Registermodernisierung ist das Fundament für eine zukunftsfähige digitale Verwaltung

Zuletzt aktualisiert am: 14. November 2025

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland steht vor einer entscheidenden Weichenstellung. Während mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) wichtige Verwaltungsleistungen digital angeboten werden, bleibt ein zentrales Problem bestehen: Bürger:innen und Unternehmen müssen dieselben Daten und Nachweise immer wieder neu einreichen. Die Registermodernisierung ist die Antwort auf diese Herausforderung. Sie bildet das Fundament für eine effiziente, wirksame und nachhaltige digitale Verwaltung.

Warum die Registermodernisierung unverzichtbar ist

Die Bedeutung dieses Großvorhabens lässt sich kaum überschätzen. Neben dem OZG ist die Registermodernisierung eines der größten Digitalisierungsprojekte der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Ihr Kernziel: die deutschland- und EU-weite Vernetzung von Registern, um das Once-Only-Prinzip umzusetzen. Bürger:innenund Unternehmen sollen ihre Daten nur noch ein einziges Mal an die Verwaltung übermitteln müssen. Sofern sie es wünschen, können Behörden diese Informationen dann datenschutzkonform untereinander austauschen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: schnellere Verwaltungsprozesse, weniger Bürokratie, höhere Datenqualität und eine handlungsfähige Verwaltung auch in Zeiten des demografischen Wandels und Fachkräftemangels. Moderne Register schaffen die Grundlage dafür, dass Verwaltungsleistungen medienbruchfrei, effizient und serviceorientiert erbracht werden können, sowohl national als auch grenzüberschreitend innerhalb der EU. Zugleich ist die Registermodernisierung die Basis für eine evidenzbasierte, datengestützte Politik.

Mit dem Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) und dem Identifikationsnummerngesetz (IDNrG) wurden die rechtlichen Grundlagen geschaffen. Die technische Infrastruktur bildet das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS), das Ende 2025 in einer ersten Version verfügbar sein wird. Die Herausforderungen liegen dabei weniger im technischen Betrieb als in der fachlichen, organisatorischen und rechtlichen Abstimmung – insbesondere beim ressort- und ebenenübergreifenden Datenmanagement zwischen Bund, Ländern und Kommunen.

Die Herausforderungen der Registermodernisierung

Die Umsetzung der Registermodernisierung ist komplex und vielschichtig. Zu den größten Herausforderungen des Großprojekts gehören:

Technische Herausforderungen

• Modernisierung der Datenbestände: Die heterogene Registerlandschaft in Deutschland mit über 350 verschiedenen Registertypen und mehr als 5.000 einzelnen Melderegistern muss digital abrufbar gemacht werden
• Aufbau einer Kommunikationsinfrastruktur: Bislang liegt der Fokus mit den Komponenten des Nationalen Once-Only Technical Systems (NOOTS) auf der Transportebene – Register, Antragsportale und Fachverfahren müssen angebunden werden
• Realisierung des Once-Only-Prinzips: In Antrags- und Fachportalen muss die automatisierte Datenbereitstellung technisch umgesetzt werden

Fachliche Herausforderungen

• Umgang mit heterogenen Datenstrukturen: Register nutzen verschiedene Datenmodelle, Formate, Strukturen und Definitionen, die standardisiert und harmonisiert werden müssen
• Feingranulare fachliche Zuordnung von Datenfeldern: Bei Nachweisabrufen im Reifegrad C (elektronisch auswertbar) und D (bedarfsgerechte Datensätze) müssen Quelldaten präzise den richtigen Zielfeldern zugeordnet werden

Organisatorische Herausforderungen

• Koordination zahlreicher Akteure: Registerführende Stellen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene sowie Datenschutzbeauftragte und IT-Dienstleister müssen zusammenarbeiten
• Change Management und Schulungen: Die Umstellung auf neue Prozesse und Systeme erfordert umfassende Begleitung der Mitarbeitenden
• Governance und Steuerung: Komplexe Projekte mit vielen beteiligten Stakeholdern müssen koordiniert und überwacht werden

mgm als Vorreiter der Registermodernisierung

mgm hat sich als einer der führenden Partner bei der Umsetzung der Registermodernisierung etabliert. Mit langjähriger Erfahrung, bewährten Lösungen und tiefem Verständnis für die Herausforderungen moderner Registerlandschaften begleiten wir Behörden und Organisationen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation, wie die ausgewählten Beispiele zeigen.

VaSt – Once-Only in großem Stil

Ein herausragendes Beispiel für mgm’s Expertise ist die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt) in ELSTER. Seit 2013 ist dieses Once-Only-System in Produktion und hat sich zu einem der erfolgreichsten Beispiele für die Wiederverwendung von Registerdaten in Deutschland entwickelt.

Die Zahlen sprechen für sich:

• Mehr als 37,5 Millionen Teilnehmer nutzen heute die VaSt
• 600.000 Bescheinigungsabrufe pro Tag werden verarbeitet
• 680 Millionen Bescheinigungen sind insgesamt gespeichert
• Zwölf Datenarten wie Sozialversicherungsbeiträge, Riester- und Rürup-Zertifikate werden passgenau den richtigen Zielfeldern der Steuerformulare zugeordnet

Das System unterstützt dabei Vorberechnungen und mehrere Quell- und Zielversionen. Die Erfahrungen aus diesem Großprojekt haben mgm wertvolle Erkenntnisse für die Registermodernisierung geliefert und zur Entwicklung spezieller Transformations- und Mapping-Tools geführt.

Digitalisierung von Registern: Das Hamburger Schiffsregister

Mit den Herausforderungen von Registern ist mgm von Grund auf vertraut. Gemeinsam mit Dataport hat mgm das Hamburger Schiffsregister – Deutschlands größtes Schiffsregister mit rund 6.200 eingetragenen Schiffen – vollständig digitalisiert. Das Projekt umfasste nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die gesamte Prozessumstellung von Papier zur Online-Version.

Seit August 2020 arbeitet das Register komplett digital. Registerausdrucke und Schiffspapiere werden nun elektronisch und automatisiert erstellt. Das Projekt hat gezeigt, wie eine erfolgreiche Registerdigitalisierung funktioniert und dient als Blaupause für andere Bundesländer.

Pionier in der NOOTS-Erprobung

Als Partner der Finanzverwaltung hat mgm in den NOOTS-Umsetzungsprojekten maßgeblich zur Weiterentwicklung der Infrastruktur beigetragen:

• mgm war als erster Dienstleister in der Lage, einen Data Provider an die NOOTS-Referenzumgebung anzubinden
• Ein Data Consumer wurde erfolgreich an die Intermediäre Plattform angebunden
• In KONSENS-Folgeprojekten unterstützt mgm die Finanzverwaltung dabei, die im Zuge der FITKO-Erprobungsprojekte erstellte Software bei ELSTER in Produktion zu bringen

Expertise mit XÖV-Fachstandards

Aus der umfangreichen Projektpraxis im Public Sector ist mgm mit zahlreichen XÖV-Datenstandards vertraut, die in Fachverfahren für den Datenaustausch zum Einsatz kommen. Darüber hinaus verfügt mgm über einschlägige Erfahrung in der Konzeption, Erstellung und Verwaltung von XÖV-Standards. So hat mgm den Standard XFoerderleistungsbeschreibung mitentwickelt und agiert als Owner dieses Standards.

Lösungen von mgm für die Registermodernisierung

Basierend auf den umfangreichen Projekterfahrungen bietet mgm ein breites Portfolio an Lösungen und Services für die Registermodernisierung:

Mapping & Transformation – Modelliert statt ausprogrammiert

Die Erfahrungen mit der VaSt haben eine zentrale Erkenntnis geliefert: Der Weg von Quell- zu Zieldaten darf nicht ausprogrammiert sein. Bei kleinen Einzelprojekten mag das noch funktionieren, bei Großvorhaben wie der VaSt und der Registermodernisierung entstehen jedoch massive Folgeaufwände und Wartungsfallen.

Die Gründe liegen auf der Hand:

• Quell- und Zieldaten erfahren mit der Zeit Veränderungen
• Einige Zieldaten ergeben sich erst aus der Kombination mehrerer Quelldaten
• Programmierte Lösungen sind schwer wartbar und nicht flexibel genug

mgm hat für diesen Prozess deshalb spezielle Modelle und Modellierungswerkzeuge entwickelt. Der Clou: Fachexperten können die Datenzuordnung eigenständig modellieren – ganz ohne Programmierkenntnisse. Die Daten-Pipeline ist modular aufgebaut und besteht aus verschiedenen Abbildungsmodellen. Sie machen Datenzuordnungen in großem Maßstab langfristig handhabbar und verringern den Programmieraufwand massiv.

NOOTS-Simulator und -Testumgebung

Im Rahmen der NOOTS-Umsetzungsprojekte hat mgm einen Simulator entwickelt, der das Testen und Entwickeln von NOOTS-Integrationskomponenten erheblich vereinfacht:

• Umgesetzt als A12-Anwendung
• Simuliert die APIs der sicheren Anschlussknoten (SAK) in V1/V2 für nationale und internationale Datenabrufe
• Ermöglicht komfortables Erstellen von Beispiel- und Testnachweisen
• Unterstützt das Testen einzelner Fehler- und Antwortszenarien
• Basiert auf den offiziellen Schnittstellenbeschreibungen
• Leicht erweiterbar für zukünftige Versionen von XNachweis und SAK APIs

Der Simulator senkt die Hürden für die NOOTS-Integration erheblich und beschleunigt die Entwicklung neuer Anschlussprojekte.

A12 Enterprise AI Low Code Plattform  – Basis für Register, Antragsportale und Fachverfahren

Die A12 Enterprise AI Low Code Plattform von mgm bietet im Kontext der Registermodernisierung eine robuste, flexible und produktive Entwicklungsbasis für die Umsetzung moderner Registerlösungen:

• Der modellgetriebene Ansatz ermöglicht Anpassungen und Erweiterungen an Registern ohne großen Entwicklungsaufwand
• Die zugrundeliegende Fachlichkeit kann langfristig über Modelle statt über Code gepflegt werden, was die Wartung deutlich vereinfacht
• Es ergeben sich große Synergien, wenn mehrere Anwendungen auf der gleichen Modell-Basis aufsetzen

Beispiel: Eine Fachanwendung, mit der Behörden Datensätze neu erfassen und pflegen, kann mit einer Webanwendung kombiniert werden, über die Bürgerinnen und Bürger Auszüge eines Registers einsehen können – beide basierend auf demselben Datenmodell.

Praxisnahe Beratung

mgm bietet im Rahmen der Registermodernisierung eine umfassende Beratung, die alle relevanten Aspekte abdeckt:

• Programm- und Projektmanagement: Professionelle Steuerung komplexer Registermodernisierungsprojekte
• Modernisierungsstrategien: Entwicklung maßgeschneiderter, auf die spezifischen Anforderungen zugeschnittener Strategien
• Organisationsberatung: Fundierte Begleitung bei organisatorischen Veränderungen
• Change- und Kommunikationsmanagement: Unterstützung bei der Einführung neuer Prozesse und Systeme
• Analyse bestehender Register: Vollumfassende Bestandsaufnahme und Potenzialanalyse
• Entwicklung moderner Architekturen: Konzeption zukunftsfähiger, standards-konformer Lösungen
• Umsetzung gesetzlicher und fachlicher Anforderungen: Sicherstellung der Compliance mit RegMoG, IDNrG und weiteren Vorgaben

Dabei stehen effiziente Prozesse, hohe Datenqualität und die nachhaltige Integration neuer Lösungen in bestehende IT-Landschaften im Mittelpunkt.

Die Bedeutung der Datenzuordnung in der Registermodernisierung

Ein Aspekt, der in der öffentlichen Diskussion oft zu kurz kommt, ist die Komplexität der Datenzuordnung. Während viel über den datenschutzkonformen Austausch von Registerdaten diskutiert wird, bleiben weitere Herausforderungen ausgeblendet, die in der Praxis erst nach dem Datenaustausch auftauchen.

Die Zuordnung von Ausgangsdaten aus unterschiedlichen Registern in die richtigen Zielfelder ist hochkomplex. Hierzu ist oftmals ein umfangreiches Regelwerk nötig. Register nutzen verschiedene Datenmodelle, Formate, Strukturen und Definitionen. Die Harmonisierung dieser heterogenen Datenlandschaft ist eine der zentralen Aufgaben.

Aus der Erfahrung mit der vorausgefüllten Steuererklärung hat mgm gelernt: Es sollte nicht ausprogrammiert, sondern ein Modellierungsansatz mit Regel- und Berechnungssprache eingesetzt werden. Nur so lassen sich Datenzuordnungen in großem Maßstab langfristig handhabbar machen.

Technische Standards und europäische Anschlussfähigkeit

Die Registermodernisierung ist nicht nur ein nationales Projekt. Mit der Single Digital Gateway Verordnung (SDG-VO) hat die EU den Rahmen für den grenzüberschreitenden Datenaustausch geschaffen. Das bedeutet: Deutsche Register müssen nicht nur untereinander, sondern auch mit europäischen Systemen kommunizieren können.

Die Implementierung von Standards lässt sich dabei grob in zwei Kategorien einteilen:

1. Standards, die möglichst nah an der europäischen Vorgabe liegen: Für den Austausch innerhalb der EU sollten Daten in einem Format vorliegen, das an allen beteiligten Komponenten korrekt verarbeitet werden kann
2. Standards, die auf nationaler Ebene unabhängig definiert werden: Etwa für das Datenschutzcockpit, das auf europäischer Ebene aktuell nicht vorgesehen ist

Durch die gemeinsame Verwendung technischer Spezifikationen können Unterschiede zwischen nationalen und europäischen Ausprägungen möglichst klein gehalten werden, was den Aufwand für das notwendige Mapping durch die Intermediäre Plattform reduziert.

Registerkonsolidierung als Erfolgsfaktor

Ein wichtiger Aspekt, den mgm in seinen Veröffentlichungen bereits beleuchtet hat, ist die systematische Konsolidierung von Registern. Die Modernisierung der deutschen Registerlandschaft folgt zwar dem Prinzip der föderal-dezentralen Datenhaltung, doch aktuell gibt es keine systematische Konsolidierung von Registern des gleichen Typs.

Die Herausforderung: Viele Registertypen liegen in mehrfacher Ausprägung vor, da sie von Ländern und Kommunen verantwortet werden. In Summe gibt es mehr als eine Viertel Million geführter Register in Deutschland. Ohne eine genauere Prüfung von Konsolidierungsmöglichkeiten drohen Mehraufwände durch die voneinander losgelöste Digitalisierung ähnlich gearteter Register.

Janos Standt, Bereichsleiter Öffentlicher Sektor bei mgm, bringt es auf den Punkt: „Grundsätzlich sind wir mit der Registermodernisierung auf dem richtigen Weg. Es werden Basiskomponenten entwickelt und Standards definiert. Trotzdem sind schon jetzt Verzögerungen und unnötig hohe Kosten bei der Umsetzung absehbar – weil es weder ein durchgängiges Konzept noch eine klare Steuerung zur Konsolidierung ähnlich gearteter Register gibt. Der ausschließliche Fokus auf priorisierte Register verschiebt die Modernisierung des Gros der Register in nicht akzeptabler Weise in die Zukunft. Stattdessen sollte es darum gehen, Register auf der richtigen Verwaltungsebene führen zu lassen und die Führung ggf. auch sinnvoll zu delegieren.”

Lessons Learned aus der Praxis

Die praktische Umsetzung von Registerprojekten liefert wertvolle Erkenntnisse. Im mgm-Podcast haben Tim Schneider von der Justizbehörde Hamburg und Christian Thomsen von mgm ihre Lessons Learned aus einem agilen Registerprojekt geteilt. Solche Erfahrungsberichte sind Gold wert, denn sie zeigen, was in der Praxis wirklich funktioniert und wo die Stolpersteine liegen.

Zentrale Erfolgsfaktoren sind:

• Frühzeitige Einbindung der Nutzenden: Von Anfang an sollten die späteren Anwender:innen in die Entwicklung einbezogen werden
• Agile Methoden: Iterative Entwicklung mit regelmäßigem Feedback ermöglicht schnelle Anpassungen
• Fokus auf Anwenderfreundlichkeit: Das System muss sich an die Arbeitsweise der Nutzer anpassen, nicht umgekehrt
• Change Management von Beginn an: Die organisatorische Transformation muss parallel zur technischen Entwicklung laufen

Die Rolle von OZG und Registermodernisierung

Das Onlinezugangsgesetz und die Registermodernisierung sind zwei Seiten derselben Medaille. Während das OZG dafür sorgt, dass digitale Dienstleistungen sichtbar und nutzbar sind, stellt die Registermodernisierung sicher, dass die Daten im Hintergrund konsistent und leistungsfähig bereitgestellt werden können.

Erst das Zusammenspiel beider Vorhaben ermöglicht medienbruchfreie, vollständig digitale Verwaltungsleistungen:

• Das Frontend (OZG-Portale) bietet nutzerfreundliche Schnittstellen für Antragsstellung und Kommunikation
• Das Backend (Registermodernisierung) sorgt für automatisierte Nachweisabrufe und Datenbereitstellung

Nur wenn beide Ebenen nahtlos zusammenarbeiten, kann das Once-Only-Prinzip sein volles Potenzial entfalten.

Ausblick: Der Weg zur modernen Registerlandschaft

Die Registermodernisierung ist ein Generationenprojekt, das über viele Jahre hinweg umgesetzt werden wird. Nach der Bereitstellung der ersten Version des NOOTS Ende 2025 steht der sukzessive Anschluss der priorisierten Register auf der Agenda. Die 19 „Top-Register” mit den größten Nutzenpotenzialen für Once-Only sollen prioritär angebunden werden.

Die Herausforderungen sind bekannt:

• Technische Integration bestehender Systeme in die NOOTS-Infrastruktur
• Fachliche Harmonisierung heterogener Datenstrukturen
• Organisatorische Koordination zwischen den föderalen Ebenen
• Rechtliche Anpassungen für zusätzliche Anwendungsfälle
• Change Management in Behörden und Verwaltungen

Doch die Chancen überwiegen bei weitem. Eine moderne, vernetzte Registerlandschaft ist die Grundlage für eine zukunftsfähige digitale Verwaltung. Sie ermöglicht:

• Effizientere Prozesse und Zeitersparnis für alle Beteiligten
• Höhere Datenqualität durch zentrale Pflege und Validierung
• Besseren Service für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen
• Handlungsfähigkeit der Verwaltung trotz Fachkräftemangel
• Grundlage für evidenzbasierte Politik durch bessere Datenverfügbarkeit
• Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland

Fazit

Die Registermodernisierung ist weit mehr als ein IT-Projekt – sie ist ein fundamentaler Baustein für die Zukunft der deutschen Verwaltung. Als Grundlage für das Once-Only-Prinzip schafft sie die Voraussetzungen für effiziente, wirksame und nachhaltige digitale Verwaltungsleistungen.

mgm hat sich als verlässlicher Partner und Vorreiter bei der Umsetzung der Registermodernisierung etabliert. Mit bewährten Lösungen wie dem Mapping- und Transformations-Framework, dem NOOTS-Simulator, der A12 Enterprise AI Low Code Plattform und umfassender Beratungsexpertise unterstützt mgm Behörden auf allen Ebenen dabei, ihre Register zu modernisieren und für die digitale Zukunft fit zu machen.

Die Erfahrungen aus Großprojekten wie der vorausgefüllten Steuererklärung mit über 37,5 Millionen Nutzern und der erfolgreichen Digitalisierung des Hamburger Schiffsregisters zeigen: mgm verfügt über das Know-how, die Werkzeuge und die Erfahrung, um die komplexen Herausforderungen der Registermodernisierung zu meistern.

Der Weg zur modernen Registerlandschaft ist anspruchsvoll, aber er ist machbar und unverzichtbar für eine Verwaltung, die den Ansprüchen des 21. Jahrhunderts gerecht wird.

Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie mgm Ihre Organisation bei der Registermodernisierung unterstützen kann.

Weitere Informationen zur Registermodernisierung finden Sie in unserem insights-Blog.