Zuletzt aktualisiert am: 17. Oktober 2025
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist die zentrale Transformation auf dem Weg zur Staatsmodernisierung. Durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Doch: Digitalisierte Antragsformulare sind nur der erste Schritt. Erst eine vollständige, medienbruchfreie Ende-zu-Ende-Digitalisierung schafft echten Mehrwert – für Bürger:innen, Unternehmen und Behörden.
Was bedeutet Ende-zu-Ende-Digitalisierung?
Der Begriff meint die vollständige Digitalisierung aller Prozessschritte: von der Antragstellung über die fachliche Bearbeitung bis zur Rückmeldung an die Antragstellenden. Es geht also nicht nur um die Entwicklung von Online-Formularen, sondern auch um die nahtlose Verarbeitung, Kommunikation und Archivierung – inklusive der Einbindung von Drittsystemen wie Fachverfahren oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Für die Erfüllung der Ende-zu-Ende-Digitalisierung wurde ein Reifegradmodell geschaffen, das 7 Reifegrade definiert.
Die OZG-Cloud als Drehscheibe
Mit der OZG-Cloud steht eine Umgebung zur Verfügung mit der Reifegrad 6 erreicht wird. Sie versteht sich als zentrale Plattform für den gesamten digitalen Antragsprozess. Die OZG-Cloud unterstützt sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen bei der digitalen Antragstellung und begleitet Sachbearbeitende in Kommunen und Behörden durch den gesamten Bearbeitungsprozess.
Ein praktisches Beispiel für den Prozessablauf:
- Antragstellung digital starten: Bürger:innen oder Unternehmen finden das passende digitale Antrags-Formular in den durch die Länder zur Verfügung gestellten Bürgerportalen, füllen es aus, laden ggf. Unterlagen hoch und senden es ab.
- Benachrichtigung und Bearbeitung: Sachbearbeitende in den Vollzugsbehörden werden über neue Antrags-Vorgänge benachrichtigt – und können diese in der OZG-Cloud einsehen, zuweisen und bearbeiten. Die Übersichtlichkeit sowie die Rechteverwaltung stellen sicher, dass Anträge jederzeit auffindbar sind und ganz einfach zugeordnet werden können.
- Kommunikation und Nachreichung: Häufig fehlen für die Bearbeitung relevante Unterlagen. Über den Antragsraum in der OZG-Cloud können Sachbearbeitende mit Antragstellenden direkt kommunizieren und fehlende Dokumente unkompliziert nachfordern.
- Automatisierte Bescheiderstellung und Übergabe: Dank integrierter Schnittstellen zur Elektronischen Dokumentenerstellung (ED) oder perspektivisch auch SMARTDocuments sowie die mgm A12 Print Engine lassen sich Bescheide automatisch digital generieren, bescheiden und verschicken – zum Beispiel als strukturierte PDF-Datei.
- Anbindung an Fachverfahren: Komplexe Anträge erfordern oft die Einbindung von Fachverfahren oder anderen Drittsystemen. Die OZG-Cloud stellt hierfür flexible Schnittstellen und zukünftig auch Datentransformationen zur Verfügung.
- Beteiligung Dritter: Die Zulieferung von Teilbescheiden und weiteren Dokumenten von externen Stellen (z.B. Kammern, Verbände, externen Institutionen etc.) sind häufig Voraussetzung für die Bescheiderstellung. Das Beteiligungsmodul ermöglicht eine unkomplizierte Anbindung an Dritte und unterstützt Fachstellenbeteiligung nach Bedarf.
- Abschluss und Archivierung: Die finale Fallbearbeitung ermöglicht die Übergabe sämtlicher relevanter Unterlagen und Metadaten – einschließlich der automatischen Erstellung von Aktennachweisen als xdomea-Datei für den Import in Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und eAkte.
Weitere Module in Arbeit
Die OZG-Cloud nimmt Kommunen viele Hürden bei der Digitalisierung und ermöglicht einheitliche, sichere und nachnutzbare Antragsprozesse. Aspekte wie die föderierte Datenschnittstelle, Low Code-Plattformen zur Formularpflege oder smarte Dokumentenerstellung sorgen für hohe Flexibilität und Zukunftssicherheit.
Aktuell setzen bereits mehrere Bundesländer, wie beispielsweise Schleswig-Holstein oder Bayern, die OZG-Cloud für unterschiedlichste Services ein. Die modulare Architektur steht Open Source zur Nachnutzung zur Verfügung und erlaubt es zudem, innovative Ansätze wie weitere Open Source-Elemente oder automatisierte Prozessanbindungen zügig umzusetzen. Wie zum Beispiel die OZG-Bridge, die es ermöglicht, Fachverfahren anzubinden. Dabei kann der Sachbearbeitende den Antrag im Fachverfahren direkt aufrufen, bearbeiten und speichern und ihn abschließend über die OZG-Cloud bescheiden und an den Antragstellenden versenden.
Mit der OZG-Cloud ist die Ende-zu-Ende-Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung kein Zukunftsversprechen mehr. Sie zeigt, wie digitale Services heute funktionieren: benutzerfreundlich, effizient, interoperabel. Für Bürger:innen, Unternehmen und Verwaltung gleichermaßen ein Gewinn.
Bei Fragen zur OZG-Cloud, zu Pilotprojekten oder zu unseren Erfahrungen bei der Umsetzung beraten wir Sie gerne!
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