Access-Datenbanken modernisieren: Warum Behörden und Unternehmen den nächsten Schritt gehen sollten

Zuletzt aktualisiert am: 9. Oktober 2026

In vielen Behörden und Unternehmen tragen selbst entwickelte Access-Datenbanken bis heute wichtige Prozesse – oft außerhalb des Blickfelds der zentralen IT. Sie zeigen, wie viel Fachbereiche aus eigener Kraft leisten können. Angesichts wachsender Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und digitale Souveränität empfiehlt es sich jedoch, diese Anwendungen jetzt auf den Prüfstand zu stellen. Dieser Beitrag zeigt, wie Organisationen ihre Access-Anwendungen in vier Schritten in eine zukunftsfähige Lösung überführen.

Access zwischen Pionierleistung und Schatten-IT

Lässt eine Behörde ihre Netzlaufwerke nach Access-Dateien durchsuchen, findet sie häufig eine zweite, inoffizielle Anwendungslandschaft: Fristenkontrollen in Ordnungsämtern, Fördermittelverwaltungen, Antragsregister und vieles mehr. Sachbearbeiter:innen haben viele dieser Lösungen vor Jahren selbst gebaut, um ein konkretes Problem schnell zu lösen. Heute hängen an diesen Dateien Prozesse, die für den täglichen Betrieb wichtig sind. Zentral gesteuert oder umfassend dokumentiert sind sie allerdings nur selten.

In Unternehmen zeigt sich ein ähnliches Bild. Ob Angebotskalkulation im Vertrieb, Reklamationsverwaltung im Qualitätsmanagement oder Auswertungen im Controlling: Access ist seit Jahrzehnten das Werkzeug, mit dem Fachabteilungen die Lücken zwischen ERP, CRM und Excel schließen. Gerade im Mittelstand sind so über Jahre geschäftskritische Anwendungen gewachsen, die heute oft niemand mehr vollständig überblickt.

Dabei verdient Access durchaus Anerkennung. Lange bevor es Low-Code-Plattformen gab, hat es Mitarbeitende befähigt, eigenständig digitale Lösungen zu entwickeln – schnell, pragmatisch und nah am tatsächlichen Bedarf. Nach heutigen Maßstäben sind viele dieser Anwendungen nicht mehr zeitgemäß. Sie haben aber gezeigt, was Verwaltung und Fachbereiche aus eigener Kraft leisten können. Genau dieses Prinzip ist heute der Kern von Low Code und der Idee von Citizen Developern, auch in der öffentlichen Verwaltung der Zukunft.

Gleichzeitig ist auf diese Weise vielerorts Schatten-IT entstanden. Gemeint sind Anwendungen, die Fachbereiche ohne Freigabe der zentralen IT aufbauen und betreiben. Access ist Teil vieler Office-Pakete und deshalb sofort verfügbar. Eine Access-Datenbank ist im Grunde nur eine Datei: Wer Zugriff auf das Laufwerk hat, kann sie kopieren oder per E-Mail weitergeben. In den Anwendungsübersichten der Amts- oder Geschäftsleitung taucht sie daher häufig nicht auf.

Wo Access heute an Grenzen stößt

• Informationssicherheit. Wer die Datei öffnen kann, sieht in der Regel alle Datensätze, und Zugriffe werden meist nicht protokolliert. Anforderungen wie der BSI IT-Grundschutz oder ISO 27001 lassen sich so nur schwer erfüllen.
  
• Datenschutz. Viele Datenbanken enthalten personenbezogene Daten, etwa Namen und Bankverbindungen von Antragstellenden oder Kund:innen. Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sind sie häufig nicht erfasst, und ein Löschkonzept fehlt oft. Die DSGVO verlangt jedoch, die rechtmäßige Verarbeitung nachweisen zu können.
  
• Stabilität. Access ist für kleine Arbeitsgruppen konzipiert. Arbeiten viele Personen gleichzeitig darin oder nähert sich die Datei der Grenze von zwei Gigabyte, steigt das Risiko von Datenverlusten. Regelmäßig geprüfte Sicherungen fehlen nicht selten.
  
• Wissenssicherung. Wie eine Anwendung funktioniert, weiß oft nur die Person, die sie gebaut hat. Laut Beamtenbund dbb gehen bis 2030 über 1,3 Millionen Beschäftigte des öffentlichen Dienstes in den Ruhestand, und auch Unternehmen spüren den demografischen Wandel. Mit ihnen droht wertvolles Wissen verloren zu gehen.
  
• Nachvollziehbarkeit. Stützt sich ein Bescheid oder eine Geschäftsentscheidung auf eine undokumentierte Abfrage, lässt sie sich bei einer Prüfung nur schwer erklären. Versionierung und systematische Archivierung sind in solchen Lösungen meist nicht vorgesehen.
  
• Barrierefreiheit. Selbst gebaute Access-Formulare erfüllen die Anforderungen der BITV 2.0 in der Regel nicht.
  
• Integration. An Portale, Register, die E-Akte oder moderne Unternehmenssysteme lassen sich Access-Insellösungen kaum anbinden. Für die Ziele von OZG und Registermodernisierung sind sie daher nur eingeschränkt anschlussfähig.

Digitale Souveränität als strategischer Treiber

Für Behörden und zunehmend auch für Unternehmen in Deutschland und Europa wird digitale Souveränität zu einem zentralen Kriterium bei der Auswahl von Software. Ziel ist es, Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern zu verringern und die Kontrolle über Daten, Anwendungen und die eigene IT-Strategie zu behalten. Mit openDesk stellt das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) z.B. eine offene Alternative zu klassischen Office-Paketen bereit, und erste Länder treiben den Wechsel zu Open-Source-Arbeitsplätzen bereits aktiv voran.

Wie stark Organisationen von Produkt-Roadmaps und Lizenzmodellen abhängen, hat zuletzt das Supportende von Windows 10 im Oktober 2025 gezeigt: Für manche Behörde bedeutete es, vorhandene Hardware zu ersetzen oder auf ein anderes Betriebssystem umzusteigen. Für Access-Lösungen gilt das in besonderem Maß. Zwar wird Access weiterhin mit Microsoft 365 ausgeliefert und gepflegt, für einzelne Kaufversionen laufen die Supportzeiträume jedoch aus – für Office 2021 und für Access 2021 am 13. Oktober 2026. Vor allem aber sind Access-Anwendungen fest an Windows und Microsoft Office gebunden. Wer seine Arbeitsplätze souveräner aufstellen möchte, kann sie nicht ohne Weiteres mitnehmen.

Die Ablösung von Access ist damit weniger eine Reaktion auf eine Support-Roadmap des Herstellers als eine strategische Chance: Organisationen können ihre Fachanwendungen auf offene, unabhängige Technologien überführen und dabei die Fähigkeiten ihrer Mitarbeitenden gezielt weiterentwickeln.

So gelingt die Ablösung

1. Inventur. Die IT durchsucht gemeinsam mit den Fachbereichen die Netzlaufwerke nach Access-Dateien und spricht mit den Teams, die damit arbeiten. Für jede Anwendung werden Zweck, Nutzerkreis, Daten und Verantwortliche festgehalten.

2. Bewertung. Je nach Bedeutung und Schutzbedarf wird entschieden: abschalten, zusammenlegen, in ein bestehendes Verfahren überführen oder neu entwickeln. Anwendungen mit personenbezogenen Daten sollten dabei Vorrang haben.

3. Zielarchitektur. Kann kein vorhandenes Fachverfahren, keine Standardsoftware oder – in der Verwaltung – keine EfA-Lösung die Aufgabe übernehmen, bietet sich eine eigene Low-Code-Plattform an. So lassen sich die Fähigkeiten erfahrener Access-Power-User in einen modernen Rahmen überführen, während die Organisation von einheitlichen Standards, Sicherheit und der Wiederverwendbarkeit der Plattform profitiert.

4. Migration. Projektteam und Fachbereich modellieren gemeinsam die neue Anwendung, bereinigen Daten, überführen die Regeln aus Abfragen der Altanwendung und stimmen sie miteinander ab. Nach Abnahme, Dokumentation und Schulung wird die alte Datenbank archiviert.

Die Fachlogik gewachsener Anwendungen in neue Anwendungen zu überführen braucht das Wissen derer, die sie entwickelt haben. Die Menschen, die ihre Access-Lösungen über Jahre aufgebaut und gepflegt haben, sind deshalb die wichtigsten Partner im Projekt. Wer sie früh einbindet, sichert nicht nur ihr Fachwissen, sondern macht sie zu Mitgestaltenden der neuen Lösung. Mit passenden Schulungen können sie Anwendungen auf der neuen Plattform künftig selbst weiterentwickeln. Die Ablösung ist damit auch ein Veränderungsprozess, der eine klare Projektleitung, eindeutige Zuständigkeiten und offene Kommunikation braucht.

Access-basierte Fachverfahren erfolgreich ablösen

Wie eine Access-Ablösung gelingen kann, zeigt das Land Schleswig-Holstein: Die Landesverwaltung löst dort schrittweise über 100 Access-basierte Fachverfahren ab. Das Land setzt dabei auf die A12 AI Low Code Plattform, deren Quellcode Open Source bei openCode und GitHub verfügbar ist – ein wichtiger Baustein für mehr digitale Souveränität. So entstehen moderne Webanwendungen, die auch andere Verwaltungen nachnutzen können. Ein landesweites Low-Code-Kompetenzcenter sorgt dafür, dass die Verwaltung neue Anwendungen künftig auch selbst entwickeln kann. Betrieben wird die Plattform in Rechenzentren von Dataport, sodass weitere Trägerländer darauf aufbauen können.

Weitere Informationen:

• Website: A12 AI Low Code Plattform
• Website: Land Schleswig-Holstein – Digitalisierung