Podcast: Mindestanforderungen an den Betrieb von EfA-Leistungen

Im Gespräch: Eva Gnüg, Senior Consultant im OZG-Kontext in Organisationsprojekten für den Betrieb und die Nachnutzung von EfA-Leistungen und Mitglied der AG RaBe-EfA
Moderation: Karsten Kneese
Länge: 12 Minuten

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Transkript

Karsten: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von: Innovation Implemented, dem mgm-Podcast zu Themen der digitalen Transformation. Mein Name ist Karsten Kneese, ich arbeite bei mgm im Marketing und darf heute mit meiner Kollegin Eva über EfA sprechen. Genauer gesagt, arbeitet Eva-Lotte Gnüg als Beraterin im OZG-Kontext in Organisationsprojekten für den Betrieb und die Nachnutzung von: Einer für Alle, oder kurz EfA-Leistungen. Aber bevor wir einsteigen, stelle dich doch bitte einmal kurz vor.

Eva: Hallo, danke schön. Genau, Eva Gnüg ist mein Name. Ich bin jetzt seit circa fünf Jahren bei mgm als Beraterin unterwegs und habe tatsächlich einen vielleicht relativ typischen mgm-Lebenslauf. Ich war schon in vielen verschiedenen Branchen und Projekten unterwegs, von agilem Projektmanagement bis jetzt eben dem Aufbau von Betriebsorganisationen in der öffentlichen Verwaltung. Von daher ist das ein recht weites Profil. In der öffentlichen Verwaltung bin ich jetzt seit knapp zwei Jahren unterwegs und arbeite seit etwas mehr als einem Jahr in einem Projekt in Bremen.

Was müssen Länder beim Betrieb oder der Nachnutzung von EfA-Leistungen beachten?

Karsten: Danke. Wir sprechen heute hauptsächlich über die Mindestanforderungen an den Betrieb von EfA-Leistungen. Die wurden in diesem Jahr vom IT-Planungsrat beschlossen. Was müssen Länder denn nun eigentlich tun, wenn sie selbst EfA-Leistungen betreiben, anbieten oder auch andere Leistungen nachnutzen möchten? Was ist wichtig dabei?

Eva: Vielleicht noch mal ein Satz zum Hintergrund. Wieso darf ich überhaupt dazu was erzählen? Ich war Teil der Arbeitsgruppe, die diese Mindestanforderungen entwickelt haben. Deswegen habe ich ein wenig Einblick darin, was im Hintergrund noch diskutiert wurde. Wir haben einfach über die Zeit mitbekommen, dass es doch bei einigen dieser Mindestanforderungen etwas Interpretationshilfe braucht, um zu verstehen, was mit diesen Sätzen eigentlich gemeint ist. Das liegt daran, dass der Auftrag für die Mindestanforderungen vorausgesetzt hat, dass diese Anforderungen so weit gefasst sind, dass die Länder noch eigenen Spielraum in der Umsetzung haben und sie gleichzeitig aber die Schnittstellen zwischen den Ländern organisieren. Deswegen war es ein bisschen ein Balanceakt zwischen Konkretisierung und wiederum allgemeinheitlicher Formulierung in diesen Mindestanforderungen. Was jetzt wichtig ist, es gab diesen IT-Planungsratsbeschluss im April, dass diese Mindestanforderungen an den Betrieb von EfA-Services als Richtlinien gelten, dass sie nochmal evaluiert werden und dann voraussichtlich ab 2025 verpflichtend gelten sollen. Wichtig ist, dass die Länder jetzt schon anfangen, diese Mindestanforderungen umzusetzen. Beziehungsweise die Strukturen zu schaffen, um diese Mindestanforderungen umzusetzen, und nicht darauf warten, was dann vielleicht zu 2025 entschieden wird. Grundsätzlich wird diese Evaluation nicht dazu führen, dass die Mindestanforderungen in irgendeiner Weise wieder abgeschafft werden, sondern das Ziel soll sein, Best Practices abzuleiten. Das funktioniert aber nur, wenn wir bereits erste Praxisbeispiele haben, die wir dann evaluieren können. Davon können wir ableiten, was gut funktioniert und was nicht und dementsprechend dann Empfehlungen herausgeben. Deswegen gerne jetzt anfangen, diese bestmöglich umzusetzen, Erfahrungen sammeln und dann Rückmeldung gerne an die AG RaBe-EfA rückmelden. Es gibt Vertreter:innen von fast allen Bundesländern in dieser AG, und wir sind dann gerne offen, das Feedback auch einzuarbeiten.

Karsten: Also kein Thema, das man auf die lange Bank schieben kann und erst mal schauen, wie es andere machen, sondern loslegen. Es ist alles da, was man braucht.

Eva: Genau. Das wäre super.

Karsten: Wie helfen denn diese Mindestanforderungen den Ländern nun konkret, die Nachnutzung, den Betrieb zu organisieren? Sie schaffen ja ein Stück weit Klarheit. Oder?

Eva: Das ist zumindest das Ziel. Als ich in dem Themenfeld angefangen habe zu arbeiten, haben wir gemerkt, dass ganz viele Rahmenbedingungen für den Betrieb dieser EfA-Leistungen noch nicht klar sind. Bei ganz vielen Aufgaben herrscht eigentlich keine Klarheit: Liegt diese Aufgabe in Zukunft im betreibenden Land oder liegt diese Aufgabe im mitnutzenden Land? Dann kann ich natürlich keine Betriebsorganisation aufbauen, weil ich nicht weiß, welche Aufgaben ich eigentlich erfüllen muss und bei welchen Aufgaben ich mich darauf verlassen kann, dass sie von dem anderen mitnutzenden Land übernommen werden. Um diese Unsicherheit aufzulösen und auch Klarheit über Ansprechpartner und -partnerinnen zu schaffen, – denn das war auch eine große Herausforderung, wen ich eigentlich in einem anderen Land fragen kann, – dafür gibt es diese Mindestanforderung.

Welche Rollen und Verantwortlichkeiten beinhalten die Mindestanforderungen?

Karsten: Okay, du hast gerade schon betreibendes Land, mitnutzendes Land genannt. Das sind ja verschiedene Rollen, die es auch im Rahmen dieser Mindestanforderungen gibt, die sich ja im Wesentlichen auf Rollen-Verantwortlichkeiten und auch den Support von EfA-Leistungen beziehen. Was sind denn in Bezug auf die Rollen und Verantwortlichkeiten die wichtigsten Punkte aus deiner Sicht?

Eva: Die wichtigsten Punkte sind meiner Ansicht nach diese beiden Rollen. Es gibt einmal die Rolle Betriebsverantwortlicher oder -verantwortliche und Mitnutzungsverantwortlicher oder -verantwortliche, die diese Rollen besetzen sollen. Da diese genau die Ansprechpartner und die Kontaktpunkte jeweils in den bereitstellenden und in den mitnutzenden Ländern sein sollen. Um einfach über diese Punkte Informationen laufen zu lassen, zu streuen und auch wieder einsammeln zu können. Von daher sind das die koordinierenden Rollen, die jetzt mit als erster Schritt auf jeden Fall gebraucht werden. Dann ist der zweite wichtige Punkt, dass die Online-Dienste in Zukunft über Steuerungsgremien geregelt und weiterentwickelt werden sollen. Von daher ist es hier wichtig, dass die verschiedenen Themenfelder in den Ländern sich Gedanken machen: Wie können wir unsere Onlinedienste sinnvoll bündeln, sodass sie zu den bestehenden Fachministerkonferenzen passen? Gleichzeitig ist die AG RaBe-EfA bereits mit der FITKO und den Fachministerkonferenzen im Austausch, um auch von der anderen Seite diesen Prozess anzustoßen. Dann ist es nötig, dass wir gemeinsam diesen Prozess gestalten, dass man sich nicht wieder zurücklehnt und darauf wartet, dass andere einem sagen, wie es funktionieren kann. Sondern sich am besten Gedanken machen, vielleicht auch Vorschläge einbringen. Dann müssen wir gemeinsam mit den Fachministerkonferenzen die Themenfelder anschauen. Wie können wir das am besten zusammenbringen? Dafür braucht es einfach beide Perspektiven.

Karsten: Du hast FITKO genannt, AG RaBe-EfA, Fachministerkonferenzen. Es sind viele Beteiligte in dem Prozess unterwegs, oder?

Eva: Ja, auf jeden Fall. Das macht es auch so herausfordernd, da alle Beteiligten, alle Schnittstellen, alle Verantwortlichen miteinander in einem Prozess zu vereinheitlichen.

Karsten: Das kann ich mir gut vorstellen, und das ist dann ja auch noch ein Grund mehr, früh damit zu beginnen.

Eva: Ganz genau.

Wie ist der Support geregelt?

Karsten: Das Thema Support steckt auch noch in den Mindestanforderungen. Was ist denn beim Support zu beachten?

Eva: Wir haben in den Mindestanforderungen die Vorgabe festgelegt, dass der First-Level-Support, der erste Kontakt für Bürger:innen über die mitnutzenden Länder organisiert und bereitgestellt werden soll. Die mitnutzenden Länder sind verantwortlich dafür, diesen Support für die Bürger:innen sicherzustellen. Gleichzeitig hat bereits im letzten Jahr auch der IT Planungsrat gemeinsam mit der 115 beschlossen, dass der 115-Verbund den Support von EfA-Onlinediensten übernehmen will. Von daher haben wir als AG RaBe-EfA darauf aufgebaut, haben gesagt: „Okay, es gibt bereits einen Beschluss, dass die 115 den Support übernehmen soll. Deswegen bauen wir diesen Beschluss quasi in den Mindestanforderungen der AG RaBe-EfA ein und sagen: ‚Liebe Länder, bitte versucht, diesen First-Level-Support für die Bürger:innen über die 115 abzuwickeln‘.“ Da ist es jetzt ebenfalls wichtig, dass die Länder in Kontakt gehen mit der 115, die schon in vielen Ländern vertreten ist, und denen beim Aufbau dieser Strukturen helfen. Natürlich kann und muss die 115 bestimmte Vorgaben machen. Sie können es aber nicht alleine umsetzen, denn am Ende müssen das die Länder, müssen das die Service Center selber auch mit aufbauen, die dann vielleicht ebenfalls an die 115 auch angeschlossen werden. Von daher braucht es da eben wieder Arbeit von allen Seiten.

Karsten: Ja stimmt. Ich kenne die 115 als Behördenrufnummer, als zentrale Anlaufstelle.

Eva: Das ist richtig.

Karsten: Also ist offenbar noch mehr zu tun, um Support zu leisten. Kannst du da nochmal beschreiben, wie das genau funktionieren wird?

Eva: Grundsätzlich hat die 115 bereits ein Papier entwickelt. Das nennt sich: Umsetzungskonzeption der 115. In diesem Papier legen sie ihre Strategie und ihr Zielbild davon fest, was die 115 in Zukunft alles beauskunften will und in welchem Umfang. Da gibt es Pläne von einer sogenannten Lotsenfunktion. Dass die 115 oder die Service Center eben Bürger:innen nicht nur sagen: „Wenn du eine Frage zu dem Thema hast, dann ist hier die Telefonnummer von der Behörde. Bitte rufe da an“, sondern tatsächlich mehr auch inhaltlich beauskunften können. Wie genau das aussieht, definieren wir aber wiederum als AG RaBe-EfA nicht. Das ist auch in den Mindestanforderungen nicht definiert, sondern das hat die 115 für sich definiert und wir verweisen darauf.

Karsten: Okay, ich danke dir. Welche Unterstützung bietet mgm denn jetzt in dem ganzen Kontext? Wie unterstützen wir Verwaltung beim Betrieb unter Einführung von EfA-Leistung?

Eva: Wir als mgm sind bereits in vielen verschiedenen Umsetzungsprojekten, oder überhaupt Projekten, unterwegs. Teilweise in Kommunen im Zuge der Mitnutzung oder Nachnutzung der Online-Dienste. Da haben wir Projekte, die sich damit beschäftigen, wie diese Online-Dienste in die Länder eingerollt werden können. Gleichzeitig sind wir in anderen Projekten unterwegs, wie ich jetzt zum Beispiel in einem Projekt, wo wir die Betriebsorganisation auf Seite des betreibenden Landes aufbauen. Von daher haben wir viele verschiedene Perspektiven auf dieses Thema und können damit viele verschiedene Sichten übereinander bringen, und vielleicht manchmal Einsichten bringen, die man sonst nicht hat.

Karsten: Damit sind wir schon am Ende angekommen. Ich danke dir für deine Zeit, Eva. Ich danke den Hörerinnen und Hörern draußen an den Geräten fürs Zuhören. In den Shownotes und bei uns im insights-Blog finden Sie noch weitere Infos zu den EfA-Leistungen, zu unseren Projekten in dem Kontext und auch zu anderen Dingen, die wir bei mgm consulting partners tun. Ich verabschiede mich und sage: „Bis bald“.