PDF-Dateien sind aus dem Alltag nicht wegzudenken. Gerade in Behörden, Versicherungen oder anderen Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen gehören sie zum Standard. Verträge, Bescheide, Policen – alles landet am Ende als PDF beim Kunden und im Dokumentenmanagementsystem. Doch was viele unterschätzen: Für langfristige Archivierung und barrierefreie Nutzung müssen diese Dokumente bestimmte Standards erfüllen. Genau hier setzt die A12 Print Engine von mgm an.
Warum PDF noch immer König ist
Obwohl digitale Anwendungen immer mächtiger werden, bleibt das PDF der Platzhirsch für dokumentenbasierte Kommunikation. Der Grund liegt auf der Hand: PDFs sind plattformunabhängig, unveränderbar und damit ideal für revisionssichere Archivierung. Diese verlangt, dass Dokumente fälschungssicher, vollständig, nachvollziehbar und über Jahre hinweg abrufbar bleiben – so wie es gesetzliche Vorgaben wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen.
Die GoBD, herausgegeben vom Bundesfinanzministerium, regeln genau, wie Unternehmen steuerrelevante Daten elektronisch führen und archivieren müssen. Sie schreiben vor, dass
- Buchungen und Unterlagen nicht unbemerkt verändert werden dürfen,
- vollständig und zeitnah erfasst sein müssen und
- jederzeit maschinell auswertbar bleiben sollen.
Besonders gefragt ist dabei das PDF/A-Format, das langfristige Lesbarkeit sicherstellt – auch in 25 Jahren noch.
Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das 2025 in Kraft tritt, gewinnt das Thema zusätzlich an Relevanz. Öffentliche Stellen, aber auch viele Unternehmen mit Endkundenkontakt, sind künftig verpflichtet, digitale Inhalte – darunter auch PDFs – barrierefrei bereitzustellen.
Wann müssen PDFs barrierefrei sein?
Mit dem BFSG setzt Deutschland den European Accessibility Act (EAA) um. Ab dem 28. Juni 2025 müssen digitale Produkte und Dienstleistungen, die für Endkundinnen und Endkunden bereitgestellt werden, barrierefrei zugänglich sein. Dazu zählen auch PDF-Dokumente.
Betroffen sind vor allem Unternehmen mit digitalen Angeboten: Online-Shops, Versicherungsportale, Bankservices oder digitale Formulare. Für viele Branchen ist das Thema daher kein „nice to have“ mehr, sondern eine gesetzliche Anforderung.
Kleinstunternehmen (unter 10 Mitarbeitende und 2 Mio. € Jahresumsatz) sind zwar von dieser Pflicht ausgenommen – für alle anderen bedeutet es aber akuten Handlungsbedarf. Öffentliche Stellen unterliegen bereits seit längerem Barrierefreiheitsvorgaben. Mit dem BFSG wird dieser Standard nun auch für weite Teile der Privatwirtschaft verbindlich.
Wer seine PDF-Dokumente bislang nicht barrierefrei gestaltet hat, sollte jetzt handeln. Denn: Die Umsetzung ist kein Schnellschuss. Je früher Projekte starten, desto besser lassen sich Fristen, Qualität und Aufwand in Einklang bringen.
A12 Print Engine: Der Serienbrief auf Steroiden
Die A12 Print Engine ist eine Komponente der modellbasierten Low-Code-Plattform A12. Ihr Prinzip erinnert an Serienbriefe in Word: Vorlagen enthalten Platzhalter, die beim Erzeugen des Dokuments automatisch mit Daten befüllt werden. Doch während Word bei einfachen Adressfeldern aufhört, geht die A12 Print Engine viel weiter.
Mit ihr lassen sich hochkomplexe Dokumente generieren – individuell für jeden Empfänger, basierend auf den dynamischen Daten einer A12-Anwendung. Ob Tabellen, Diagramme oder berechnete Werte: Alles fließt automatisiert ins finale PDF ein. Und das bei einer beeindruckender Performance, selbst bei großen Dokumenten und einer hohen Anzahl zu generierender Dokumente.
PDF/A und PDF/UA: Standards, die den Unterschied machen
Der wahre USP der A12 Print Engine liegt in ihrer Normenkonformität. Sie erzeugt PDF/A-konforme Dateien für revisionssichere Archivierung und gleichzeitig PDF/UA-konforme Dokumente, die barrierefrei nutzbar sind.
PDF/A hat sich als verlässlicher Standard für die langfristige Aufbewahrung digitaler Dokumente durchgesetzt. Alle relevanten Inhalte – etwa Schriftarten, Farbdefinitionen und Strukturinformationen – sind fest in der Datei verankert. So bleibt ein PDF auch in 10, 20 oder 30 Jahren zuverlässig lesbar, unabhängig von technologischem Wandel oder Softwareupdates. Das schafft Sicherheit – besonders für Behörden, Versicherungen oder andere Organisationen mit Archivierungspflichten.
PDF/UA hingegen sorgt dafür, dass Inhalte auch für Menschen mit Einschränkungen zugänglich sind. Screenreader können Texte korrekt vorlesen, Tabellen werden als solche erkannt, Überschriften klar strukturiert. Diese strukturelle Tiefe ermöglicht eine barrierefreie Nutzung, die weit über formale Mindeststandards hinausgeht – und genau hier setzt die A12 Print Engine an.
Schnell integriert, sofort nutzbar
Für bestehende A12-Projekte ist die Integration der Print Engine unkompliziert: Mit weniger als einem Tag Aufwand lässt sich die Komponente anbinden. Vorlagen können dabei auch von Fachanwendern ohne Programmierkenntnisse im A12-Stil modelliert werden.
Spannend ist das aber nicht nur für Bestandskunden. Auch Unternehmen, die A12 bislang nicht nutzen, können die A12 Print Engine nutzen. Voraussetzung dafür sind lediglich das Vorhandensein strukturierter Daten (z. B. im XML-Format), die nachher Eingang in das Dokument finden sollen. Der beiliegende WYSIWYM-Editor kann dann verwendet werden, um bestehende Vorlagen (z. B. aus Word-Dokumenten) nachzubilden und mit wenig Aufwand wartbare, jederzeit anpassbare Vorlagen zu erstellen. Gerade in Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen, wie Versicherungen oder der öffentlichen Verwaltung, lässt sich die Print Engine somit auch als Stand-alone-Komponente zum Erzeugen von Druckjobs einsetzen.
Wo barrierefreie PDF-Dokumente mit der A12 Print Engine eingesetzt werden
Ein zentraler Anwendungsfall demonstriert die Leistungsfähigkeit der A12 Print Engine: das Antragsportal der Steuerberaterkammern. Das Portal bündelt erstmals die Verwaltungsleistungen der Kammern an einem zentralen digitalen Zugangspunkt und setzt damit den Leistungskatalog nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) vollständig um. Mitglieder können Anträge, Befugnisse und Zulassungen somit effizient online abwickeln. Die A12 Print Engine sorgt dabei für die Erstellung von PDF/A- und PDF/UA-konformen Dokumenten, die sowohl revisionssicher als auch barrierefrei sind. Die erzeugten Dokumente richten sich primär an interne Sachbearbeitende und externe Antragstellende.
Im Mittelpunkt steht die automatische Erstellung PDF/A-konformer Dokumente. Diese werden nach Antragstellung direkt im Dokumentenmanagementsystem der Kammern archiviert – unveränderbar, nachvollziehbar und auf Jahrzehnte hinaus lesbar. Das ist wichtig, damit der Antrag von den Sachbearbeitern bearbeitet werden kann, im Zweifelsfall nochmal als „original-eingereichter Antrag“ an den Antragsteller zurückgeschickt und entsprechend den gesetzlichen Auflagen für die Archivierung aufbewahrt werden kann. Gerade bei einem hohen Dokumentenvolumen, wie es im Prüfungswesen oder bei Anträgen auf Berufszulassung entsteht, bildet diese Normenkonformität die Basis für eine rechtssichere und langfristige Digitalisierung.
Die A12 Print Engine erzeugt auf Wunsch auch PDF/UA-konforme Varianten, obwohl diese in der ersten Ausbaustufe des Portals nicht explizit gefordert waren. Trotzdem fiel die Entscheidung bewusst für eine Lösung, die beide Standards – Archivierung und Barrierefreiheit – in einem Schritt ermöglicht.
Diese strategische Entscheidung zahlt sich aus. Mit Blick auf das kommende Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) steht bereits heute eine Komponente bereit, die die rechtlichen Anforderungen künftiger Ausbaustufen abdeckt, ohne dass ein zusätzlicher Entwicklungsaufwand entsteht. Gleichzeitig eröffnet die Standardkonformität neue Möglichkeiten, beispielsweise für barrierefreie Antworten, Bescheide oder mehrsprachige Dokumente, die für unterschiedliche Zielgruppen gleichermaßen zugänglich bleiben müssen.
Die technische Integration der Komponente erfolgte in enger Abstimmung mit dem A12- und dem Plattformteam. Heute sichert die Print Engine nicht nur eine effiziente Dokumentenerstellung, sondern stärkt auch die digitale Teilhabe.
Fazit: Mehr als nur PDFs drucken
Die A12 Print Engine macht aus einer vermeintlich simplen Funktion ein starkes Argument für Effizienz, Compliance und Kundenorientierung. Sie schließt die Lücke zwischen modernen Anwendungen und den Anforderungen an dokumentenbasierte Kommunikation.
In einer Zeit, in der Barrierefreiheit nicht mehr optional ist, wird sie damit zu einem echten Game Changer.
PDFs barrierefrei. GoBD-konform.
Erzeuge PDFs, die archivfest sind. Sorge für digitale Teilhabe mit barrierefreien Dokumenten – direkt aus deiner Anwendung.
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